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オフィス・事務所向けのセキュリティで注意するべきポイントとは？進め方や具体策をご紹介
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オフィス・事務所のセキュリティ対策とは？
日々の業務で多くの情報を取り扱うオフィスには、不正な侵入を防ぐためのセキュリティ対策が必須です。
オフィスのセキュリティには、大きく分けて「物理セキュリティ」と「情報セキュリティ」の2つがあり、どちらも高めなければ大切な情報が抜き取られる危険があります。
物理セキュリティは、社員はもちろん、取引先や郵便業者など、日々オフィスに出入りする人の動線を考慮するセキュリティ対策です。
情報セキュリティは、その名の通り、社内のネットワークやシステムへのアクセス、ログインを制限し、情報が外部に流出しないようにするセキュリティ対策です。
どちらもセキュリティ対策としては重要であり、企業の信頼にも関わる大切な施策となります。
オフィスや事務所のセキュリティ対策が重要な理由
オフィスや事務所のセキュリティ対策を高める重要性とは何でしょうか。
セキュリティ対策を行う理由をご紹介します。
情報漏洩を未然に防ぐため
オフィスセキュリティの最も重要な目的が、「情報漏洩の防止」です。
企業が活動していると、社員の個人情報や取引先情報、顧客情報など外部に漏れてはいけない重要な情報が数多く入ってきます。
セキュリティ対策を怠っていると、不審者の侵入を許し、情報を持ち出される危険や不正アクセスによって情報を抜き取られる危険もあります。
漏洩した情報を悪用されて犯罪被害が発生することもあるため、オフィスや事務所のセキュリティを強固にする重要性は非常に高いのです。
社員の身を守るため
オフィスや事務所では、社員それぞれの専用デスクやパソコン、社員名簿などの個人的な情報も保有しています。
また、外部から凶器を持った不審者が侵入してしまえば、中にいる社員が危険な目に遭うことも考えられます。
社員を守るという観点からも、オフィスのセキュリティ対策を行うことは非常に重要です。
オフィス内にある資産を守るため
オフィス内には、企業の重要情報だけでなく、現金や小切手、パソコン、契約書などの資産価値があるものも保管されています。
外部からの侵入者を許してしまえば、金品やパソコンなどの資産価値があるものを盗まれたり、破壊されたりするリスクがあります。
企業の資産を守るためにも、オフィスのセキュリティを強固にし、外部からの不正侵入への対策を進めましょう。
セキュリティ対策不足で情報漏洩が起きた際のリスク
情報漏洩が企業の社会的信用を完全に失墜させる今日、オフィスセキュリティ対策は必要不可欠といっても過言ではありません。
オフィスのセキュリティ対策が不足し、情報漏洩が起きてしまった場合には、どのようなリスクが考えられるのでしょうか。
情報漏洩のリスクについては、一次リスクと二次リスクに分かれています。それぞれについてみていきましょう。
| 種類 | リスク |
|---|---|
| 一次リスク | なりすましや不正利用の被害 |
| 損害賠償・刑事罰 | |
| Webサイトの改ざん | |
| 二次リスク | 社会的な信用低下 |
| 従業員の不安感・不信感 |
セキュリティ対策の不足を認識していながら情報漏洩が起こると、上記のリスクが発生する危険性が高まります。
一次リスクでは会社への金銭的な損害が発生し、二次リスクで会社の信用や従業員の精神面への悪影響が考えられます。
情報漏洩による種々のリスクを理解したうえで、自社のオフィスに必要なセキュリティ対策を施すべきです。
オフィスや事務所のセキュリティ対策のポイント
オフィスや事務所のセキュリティ対策について、具体的なポイントをご紹介します。
ポイント①情報資産の把握
オフィスには多くの情報が集約されているため、セキュリティ対策を行うには、どのような情報資産があるか把握することが先決です。
情報の内容だけでなく、記憶媒体や情報へのアクセス権を持つ人物、管理責任者は誰かなど、可能な限り詳細に把握しましょう。
情報資産を把握するには、次のような情報と媒体を一通りチェックしてください。
- 顧客情報
- 社員情報
- 製品情報
- 財務情報
- 技術情報
- パソコン・スマートフォン・タブレット
- 社内ネットワーク
- USB・外部記憶媒体
- 紙資料
できるだけ細かく把握することで、次に紹介する管理課題と対応策の検討にも役立ちます。
ポイント②管理方法の課題と対応策を検討する
情報資産の把握が完了したら、次はそれまでの管理方法にどんな課題があったか、課題解決にどのような対応策があるか検討しましょう。
オフィス内で取り扱う情報は、重要度別に分類し、重要度によって管理方法を明確に規定しましょう。
また情報にアクセスできる権限を付与し、不特定多数が情報に触れないようにすれば、情報漏洩のリスクは軽減できます。
情報を利用する際も、セキュリティコードやパスワードなどの認証を必要にし、簡単には持ち出せないように対策することが大切です。
ポイント③セキュリティシステムを導入する
オフィスや事務所のセキュリティを高めるには、セキュリティシステムやツールの利用も対策になります。
監視カメラや警備会社、入退室管理システムなどオフィス内への人の出入りを把握し、監視できる仕組みを導入しましょう。
特に監視カメラと入退室管理システムは、侵入者や不正アクセス対策としても効果的です。
ただし導入コストと維持コストも発生するため、費用対効果が高いものを選ぶことがポイントです。
ポイント④セキュリティ規定や運用ルールを定める
セキュリティシステムやツールの導入に際して、規定や運用ルールを定めることもポイントです。
情報については、近年従業員の無断持ち出しと紛失事件が増加しているため、ルールの周知徹底と組織全体でコンプライアンス遵守の意識を高めることが大切です。
また情報が外部に流出するのを防ぐため、メールやチャットツールでの情報取り扱いや管理方法、システムの操作方法を明確化して、情報漏洩のリスクを最小限に抑えましょう。
ポイント⑤ゾーニングを行う
オフィスにおけるゾーニングは、利用者によってエリアを制限することに加え、機密情報や企業資産を保護するために、スペース毎に区切っていくことが大切です。
例えば顧客用の応接室を用意する際も、社内の機密情報が目に入らない動線を意識し、徹底的に情報漏洩を防止しなければなりません。
ゾーニングする際は、オープンスペースとセキュリティ上重要な場所とは隔離し、セキュリティシステムやツールの導入コストを抑えましょう。
| セキュリティレベル | ゾーン | セキュリティ対策例 |
|---|---|---|
| Lv1 | パブリックゾーン ・廊下 ・エントランス ・エレベーター |
制限や対策の必要性は低い ・入退ゲート ・防犯カメラ ・来訪者の入退室管理 |
| Lv2 | 共有ゾーン ・受付 ・ロビー ・打ち合わせスペース |
不審者や部外者の侵入を防ぐ必要がある ・防犯カメラ ・パーテーション ・訪者の入退室管理 |
| Lv3 | ワークゾーン ・会議室 ・執務スペース ・休憩室 |
外部の人間の出入りもあるため情報漏洩に注意が必要 ・入退室管理 ・セキュリティ電気錠 |
| Lv4 | 機密ゾーン ・金庫 ・サーバールーム ・役員室 |
最も高いレベルのセキュリティ対策が必要 ・防犯カメラ ・入退室管理 ・セキュリティ錠 ・複数の認証システム |
オフィス・事務所のセキュリティ対策でゾーニングを行う際のポイント
オフィス・事務所をゾーニングし、セキュリティ性を高める際のポイントをご紹介します。
ポイント①用途別に必要なスペースをリストアップする
最初にすべき点は、オフィスにどのような用途が必要で、どれだけのスペースを利用できるかリストアップすることです。
例えば取引先との交渉が多いオフィスなら、案内しやすく、かつ周囲に相談内容が漏れない応接室を設置すべきです。
逆にフリーアドレスのように自由に席を選べるオフィスなら、オープンスペースを確保しつつ、機密情報を保管する場所に注意しなければなりません。
ポイント②コンセプトを決める
用途別に必要なスペースが決まったら、次はゾーニングのコンセプトを決めましょう。
例えば開放的でコミュニケーションに繋がる共用スペースを用意しつつ、資料や情報資産は外部からでは直接見えないスペースに保管する、などです。
セキュリティ対策で考えるのであれば、オープンスペースを通らなければ資料室に行けないように動線を確保し、必ず人目に触れることを意識する方法が有効です。
ゾーニングはセキュリティ対策という観点はもちろん、従業員が作業スペースや休憩室、会議室などを意識できることも必要になるため、誰もが利用しやすいコンセプトでゾーニングを行ってください。
ポイント③効率的な動線を考える
セキュリティ対策としてオフィスのゾーニングを行う場合、出入りする人の属性に応じた効率的な動線も考えましょう。
郵便局員や配送業者の場合は、受付窓口または受取ボックスまでにする必要があります。
また取引先や顧客の場合は、受付で用件を確認したら、オフィスとは別の応接室を用意しましょう。
どうすれば属性に応じた効率的な動線を確保できるか、セキュリティとの兼ね合いも見ながら検討していくべきです。
ポイント④セキュリティレベルを設定する
スペース毎のゾーニングが決まったら、次はゾーンによるセキュリティレベルも設定します。
レベル分けは企業によって自由に決定して構いませんが、4～5段階でレベル分けしておけば、案内する従業員にとってもわかりやすいでしょう。
レベル1は誰でも自由に行き来できるエリア、レベル2は許可を得た者が利用できるエリアという分類を行えば、対応に迷うことがなくなります。
レベル3以上からは従業員同伴でなければ出入りできないようにすれば、外部からの不正侵入をある程度抑止する効果が期待できます。
オフィス・事務所で出来るセキュリティ対策の具体例
オフィス・事務所でできるセキュリティ対策として、より具体的な例をご紹介します。
①防犯カメラ
即効性と高い防犯性という点から、防犯カメラをセキュリティ対策として設置するのが有効です。
防犯カメラがあるだけで、人は「見られている」という意識を持つため、不正侵入の抑止効果があります。
設置する場合は人の監視が行き届きにくく、出入りする人の厳格なチェックを必要とする場所にするのがよいでしょう。
例えば、人通りの激しいエントランス、人目に付きにくい裏口、資料室などがおすすめです。
②入退室管理システム
従業員の出入りを監視するのなら、入退室管理システムの導入がおすすめです。
入退室管理システムなら、従業員の出入りの記録が残るだけでなく、必要に応じて入室制限も掛けられるため、セキュリティ対策として効果的です。
また大規模な工事を行わなくても、簡単に取り付けられるツールもあるため、導入コストも安く抑えられます。
自社の利用目的やニーズに合わせて、テンキー方式やICカード、スマートフォン認証バイオメトリクス認証などを選べる点も特徴です。
③テンキー方式による認証
テンキー方式による認証は、認証機器毎に設定されたパスワードとして、1～9までの数字を正しく入力することでロックが解除されるセキュリティ対策です。
導入コストが安く、パスワードを入力すればスムーズに入室できる点がメリットです。
ただし番号がわかれば誰でも入室できること、同伴して入室される可能性があるという2つのデメリットがあるため、万全の対策とはいえません。
④ICカード認証
ICカード認証は、従業員に配布されたICカードをかざすことで、ロックが解除される方式です。
カードにはICチップが埋め込まれているため、偽造が難しく、入退室の記録が確実に残る点がメリットです。
ただし紛失時には他人に利用される危険もあるため、カードの管理には注意を払わなければなりません。
⑤スマートフォン認証
スマートフォン認証は、スマートフォンに専用アプリをインストールして、入室時にスマホをかざすことでロック解除できる方式です。
ICカードと仕組みは同じですが、カードを発行する手間とコストが掛からず、入退室も記録しやすいことからおすすめの方法です。
利用する際は、スマートフォンのロック機能をオンにして、紛失しても他人に利用されないように対策するよう取り決めを行いましょう。
⑥指紋・顔認証
指紋・顔認証は、最もセキュリティ性が高い認証方式です。
人間の指紋や顔は1つとして同じものはないため、偽造される心配がなく、認証方法として用いれば高いセキュリティ性を発揮します。
また個人に権限を設定すれば、入室制限もできることから、権限を持たない人の不正侵入も防止できます。
⑦セキュリティソフトの導入
不正アクセスやウイルス感染によるサイバー攻撃や情報漏洩対策として、セキュリティソフトの導入が有効です。
セキュリティソフトを選ぶ際は、ファイアウォールや有害サイト規制などの機能を持つ総合型ソフトの導入がおすすめです。しかしセキュリティを強固にするほどPCの動作は重くなりますので、自社に合ったものを選ぶことが大切です。
⑧金庫・鍵付き収納棚
物理的に外部からのアクセスを遮断するには、金銭や機密書類などの保管に金庫や鍵付き収納棚を利用するのも有効です。
簡単に動かせないタイプのものであれば、オフィスに不審者が侵入してもアクセスを遮断できます。
鍵の管理を厳重にすること、誰もがアクセスできる状態にしないようにするなど、セキュリティ確保のための工夫が必要です。
⑨オフィスレイアウト
オフィスレイアウトに工夫をこらすことでセキュリティ対策効果を高めることができます。不特定多数の人が出入りするエントランス部分、社内外の関係者が立ち入るワークスペース、来訪者が利用する応接スペースなど、各エリアごとに注意すべき事柄があります。
人の導線や目線を意識したレイアウトを再検討しましょう。
企業が守るべき、情報セキュリティに関する法律
企業が守るべき、情報セキュリティに関する法律のうち代表的なものを5つ紹介します。
オフィスセキュリティ対策を実施するうえでの参考にしてください。
サイバーセキュリティに対する脅威の深刻化などに対応するため、国内のサイバーセキュリティの施策に関する基本理念を定め、施策を総合的かつ効率的に推進することで、国民が安全かつ安心に暮らせる社会の実現を目指す法律です。
著作権法は、著作物の創作者に著作権や著作者人格権を与えることで、その利益を保護することを目的としています。
著作権の保護の対象物にはコンピュータプログラムが含まれており、権利者の許諾なしで利用したり公開することは著作権侵害となります。
不正アクセス禁止法は、不正アクセス行為やパスワード等不正アクセスにつながる情報の不正な取得・保管行為、不正アクセスを助長する行為などを罰則付きで防止することを目的とした法律です。
デジタル社会形成基本法は、デジタル社会の形成に関し、基本理念と施策に関する基本方針を定め、施策を迅速かつ重点的に推進することで、国際競争力アップ、経済の持続的かつ健全な発展と、国民が安心して暮らせる社会の実現に寄与することを目的とした法律です。
個人情報保護法は、氏名、生年月日、住所など個人情報の適正・効果的な活用が新たな産業の創出・経済社会の発展・豊かな国民生活の実現に資することやその他の個人情報の有用性にも配慮しながら、個人の権利・利益を保護することを目的とした法律です。
この法律では、個人情報取扱事業者が定義され、利用目的の明確化や制限、通知、公表及び、個人情報の適正な取得などのルールが設けられています。
行政機関や自治体だけでなく、民間企業など個人情報を取り扱う全ての事業者や組織に対して適用されています。
他にもセキュリティ対策に関係する法律は多く存在しており、内容もかなり細分化されています。
オフィスセキュリティ対策を実現するためにはこれらの法律を遵守できる形になっているかについても十分に検討する必要があります。
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オフィスのセキュリティは動線確保も意識する
オフィスのセキュリティ対策には、物理的な対策としてゾーニングや動線確保を意識することが重要です。
企業情報を保護するだけでなく、従業員の安全を守り、企業の社会からの信頼を裏切らないためにも、セキュリティ対策には細心の注意を払いましょう。
セキュリティ対策の一環として、入退室管理システムの導入も検討してみましょう。
どのシステムを選ぶべきかわからない時は、長年の実績を持つパナソニックEWネットワークスまでぜひお問い合わせください。
