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オフィス向けの入退室管理システムの選び方は？費用や導入するメリットも解説
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オフィス向け入退室管理システムとは
入退室管理とは
オフィス向けの入退室管理とは、社員の入退室やドアの施錠・解錠をする時に従来の錠を使うのではなく、スマホやカードなどをリーダーにかざして行えるようにして管理することです。またオフィス玄関に生体認証システムなどを設置し社外からの来訪者を管理したりすることもさします。
オフィス向け入退室管理システムとは
入退室管理システムとは、従来のような金属製の鍵で施錠・解錠するのではなく、ICカードやスマートフォン、生体認証などで簡単に入退室できるようにしたシステムのことです。
オフィス向けの入退室管理システムには、ICカードやスマートフォンで出入り可能なスマートロックが向いています。
オフィスは日々多くの方が出入りしますが、生体認証のようなコストが高いものは場所を選んだ設置を推奨します。
また外部からの訪問が多い職場の場合は、暗証番号を盗み見られるリスクがあるため、暗証番号方式は避けた方がよいでしょう。
入退室管理システムの中には、勤怠管理システムとも連携できるものもあるため、従業員の業務管理も同時に行いたい場合はシステム選びも重要です。
近年は入退室管理システムを導入し、セキュリティ対策をしている企業も増えているため、自社の目的を明確にしたうえで利用しやすいものを選びましょう。
入退室管理でオフィスのセキュリティを高めるためのポイント
入退室管理でオフィスのセキュリティをどう高めていけばいいのでしょうか。
ここでは2つのポイントをご説明します。
資産を棚卸し、守るべき資産を確認
入退室管理システムについて検討する場合、まず行うのは守るべき資産の棚卸です。入退室管理システムを導入することで、オフィスのどんな資産を守りたいと考えているのか、それによってどのようなシステムを選ぶべきなのか、その選択肢が変わります。
オフィスセキュリティをただ導入するのが目的になってしまわないように、守るべき設備と情報を確認しましょう。
資産を精査し、再配置する
資産を精査し、再配置を検討するのも重要なポイントになります。
守るべき資産と、それらに対するセキュリティレベルがどのくらいになるのかを精査し、入退室管理システムの性能・機能、コスト、導入しやすさを比較しながら、自社に最適と思われる入退室システムを導入する必要があります。
ドアや受付のデスクで物理的にカバーできる内容なのか、入室の遮断や防御が必要で、ゲートやドアへの施錠機能が必要になるような内容なのかなど、検討項目は多岐にわたります。
記録・入退室ログが必要であれば、認証機能を持つ入退室管理システムの導入を検討してもいいでしょう。
オフィス向け入退室管理システムの費用相場
オフィス向けの入退室管理システムは、現代のオフィス運営において欠かせないセキュリティ対策のひとつです。
このシステムによって従業員や訪問者の安全を確保し、効率的なオフィス環境を構築することが可能です。
しかし導入を検討する際には、費用の面で多くの企業が慎重な判断を求められます。
費用相場は、システムの種類、機能、規模によって異なります。
ここでは、オフィス向け入退室管理システムの費用相場を基本的なシステムから高度な機能を備えたシステムまで、3つのパターンに分けて紹介します。
基本的なシステムの費用相場
小規模から中規模のオフィスに最適です。主にドアのロック解除、基本的なアクセスログの記録などの機能を提供します。
このタイプのシステムの費用相場は、一般的に初期設置費用として数十万円から、さらに月額のメンテナンス費用が必要です。
具体的な費用は導入するドアの数やシステムの規模によって変動しますが、手頃な価格で基本的なセキュリティニーズを満たすことが可能です。
中級レベルのシステムの費用相場
中級レベルの入退室管理システムは、基本機能に加えて、カードやバイオメトリクス認証などの高度なセキュリティ機能やリモートでの管理機能を備えています。
このレベルのシステムは、中規模から大規模のオフィスや、セキュリティを重視する施設に適しています。
費用相場は初期設置費用で数百万円程度となり、月額のメンテナンス費用も基本的なシステムと比較して高めになります。
高度なシステムの費用相場
最先端の入退室管理システムは、さらに複数の認証方法の組み合わせ、高度なアクセス制御ポリシー、リアルタイムのセキュリティアラート、及び幅広くカスタマイズ可能な管理ダッシュボードを提供します。
大規模な企業や、特にセキュリティが求められる施設に適しており、初期設置費用は数百万円から数千万円程度、月額のメンテナンス費用もそれに応じて高くなります。
高価ではありますが、最高レベルのセキュリティと管理機能を得られるため、大きな組織や高いセキュリティが必要な場合には最適です。
オフィスに入退室管理システムを導入するメリット
オフィスに入退室管理システムを導入することによって、どのようなメリットがあるのか解説していきます。
オフィスのセキュリティ強化ができる
入退室管理システムはオフィスの出入りを許可制にし、誰が何時何分に入退室したかが記録として残ります。
また入退室管理システムで入退室の権限レベルを設定すれば、入室できるエリアを制限でき、高いセキュリティ性を発揮します。
スマートロックを採用すれば、ICカードやスマートフォンのアプリで解錠ができるため、鍵の形状に合わせた選択や鍵の管理も不要です。
労働時間を正確に管理できる
入退室管理システムを導入すれば、入退室の正確な時刻が記録されるため、労働時間を管理しやすいというメリットもあります。
システム上、従業員それぞれに専用の「鍵」が配布されるため、代理でのタイムカード打刻や残業代の不正請求なども起こりにくくなります。
近年は働き方改革が盛んに訴えられていることから、企業にとっては従業員の業務管理をしやすい点は大きなメリットです。
また勤怠管理システムや在席管理ツールとも連携すれば、より効率的な労働時間管理も可能です。
安否確認を効率的に行える
オフィス内で火事や地震、トラブルが発生した場合にも、入退室管理システムなら従業員の安否確認を効率的に行えます。
入退室時間と個人名の記録を振り返れば、いつ、どこに、誰がいるか把握でき、即座に安否確認できます。
またフリーアドレスやリモートワークなど、遠隔で働く従業員がいる場合にも、迅速に居場所の確認が可能です。
従業員の業務管理だけでなく、万が一の事態への対応にも入退室管理システムは有用です。
オフィス向け入退室管理システムの選び方と比較ポイント
オフィス向け入退室管理システムの選び方と比較ポイントについて、重視すべき点をご紹介します。
取り付け方や耐用年数で選ぶ
入退室管理システムの取り付け方には、大まかに次の2タイプがあります。
- 後付けで鍵部分に設置できるタイプ
- 鍵そのものを専用のものに交換するタイプ
後付けできるタイプは、鍵のつまみ部分に被せるように設置することで、簡単に取り付けられます。
工事が不要で、手順通りに取り付ければ簡単な作業で設置できることから、非常に手軽です。
メリットとしては、コストが安いこと、簡単に取り付けられること、オフィス移転時に原状回復が必要ないことです。
小規模企業やベンチャー企業など、事業拡大に伴ってオフィス移転を予定しているケースには、後付けタイプの方がよいでしょう。
オフィス移転に伴う原状回復費用が不要で、次のオフィスでも利用しやすいからです。
ただし後付けタイプはシンプルなものが多く、耐用年数が短いものも多くあります。予め耐用年数の目安をチェックしておきましょう。
次に、工事が必要で鍵そのものを交換するタイプの場合、多機能なものが多くあります。
取り付け工事の手間とコストは掛かる反面、セキュリティ対策としても高性能で、耐用年数も後付けタイプに比べると長期にわたって利用可能です。
中規模以上の企業で、オフィス移転の予定がないケースでは、鍵そのものを交換するタイプの方が適しています。
自社に合う認証手段で選ぶ
入退室管理システムの認証手段には、主に次の4つがあります。
- 暗証番号
- ICカード認証
- スマートフォン認証
- バイオメトリクス（生体）認証
費用が安く、人通りの多い場所に設置する場合は、暗証番号認証がスムーズに入退室しやすく便利です。
利便性の高さと偽造防止を重視するなら、ICカード認証が向いています。
またセキュリティ性能を高めつつ、費用を低めに抑えるならスマートフォン認証もおすすめです。
そして、最もセキュリティ性能を高くし、偽造や不正侵入を防ぎたい場合は、バイオメトリクス認証がよいでしょう。
それぞれ認証方法による特徴はありますが、自社のサービス形態、オフィスの利用方法によって最適なものを選んでください。
例えば資料や荷物を多く運ぶ機会があるのであれば、片手でも鍵を開けやすいICカード認証や暗証番号、ハンズフリーの顔認証が向いています。
情報漏洩のリスクが高い情報を多く扱っているなら、バイオメトリクス認証で指紋や静脈、顔で認証するタイプを選ぶべきです。
自社のニーズを総合的に検討し、最適な方法を選択してください。
予算や企業規模に合う費用で選ぶ
入退室管理システムは導入して終わりではなく、長く利用し続けるものです。
導入コストは安くても、継続使用で定期的にメンテナンスが必要なもの、毎月定額のコストが発生するものなど、さまざまなシステムがあります。
また事業規模によっては、多くの人が出入りする関係上、スムーズな出入りがしやすいもの、入室権限の設定ができるものなどを選ぶべきです。
企業規模によっては工事のコストだけで100万円を超えることもあり、予算とコストに見合う効果があるかどうかも検討しなければなりません。
入退室管理システムを導入する際は、複数のシステムを費用面と導入効果で比較検討し、最適なものを選びましょう。
他のシステムとの連携性で選ぶ
オープンスペースへの入退室や、オフィス内への不正侵入を確認するためには、入退室管理システムだけでは不十分なこともあります。
そのため入退室管理システムを選ぶ際は、防犯カメラや勤怠管理システム、火災報知器等センサなどのシステムとの連携性で選ぶこともポイントです。
特に入退室管理システムと防犯カメラが連動していると、アクセスした人間と実際の人間が同一人物か一目でわかるため、防犯効果も非常に高いです。
業務管理もしやすくなるため、他のシステムとの連携性は必ずチェックしましょう。
入退室管理システムの種類
入退室管理システムはきわめて多種類、多機能にわたるものが導入されています。
システムの種類をいくつかお伝えします。
認証システム
認証システムには生体認証、ICカード、暗証番号などを利用して管理するシステムなどがあります。
何をどのくらいまで管理するかにあわせて、最適と思われる認証システムの種類を選ぶ必要があります。
物理的なゲート・施錠ドア
認証システムと一体化した施錠ドアも一般的です。
認証された人物以外はドアを開けられないほど厳重なオフィスセキュリティが求められる場合には、認証システムがついているゲートが必要になり、許可された人物以外の通り抜けを禁止することができます。
監視システム
監視カメラの設置により、遠隔地から監視することができます。
不審者の入室や設備の操作に関して、マイクロホンを通して対応することもできます。
監視カメラの性能を十分に検討する必要があり、録画機能があるものを導入する場合には録画データの管理方法などについても検討していく必要があります。
スマートフォン認証(スマートロック)
専用アプリをインストールしたスマートフォンをリーダーにかざすことで開錠できる方法です。
もともと使っている個人や会社用のスマートフォンを使う認証方法のため、ICカード発行のコストが削減できます。
オフィス向けの入退室管理システムならパナソニックEWネットワークス
オフィス向けの入退室管理システムによるセキュリティ対策は、いまや企業が社会的信用度を得るために必須といえるほど大切なものになってきています。
しかし実際に導入・運用を考えようとすると、何をどこまで管理していくのか、将来的にはどこまでのセキュリティ対策を実現する必要があるのかなど、検討するだけでも大変です。
パナソニックEWネットワークスでは、ネットワークから業務の効率化まで、より快適に働く環境を整えるためのトータルソリューションをご提供します。
初期費用0円から始められる工事不要のスマートロック「Akerun入退室管理システム」は、既存扉に「後付け」ができるうえ、社員のスマホ・交通系ICカードや社員証で施錠・解錠が可能なので、勤怠システムとの連携により労務管理の効率化を実現します。
また、クラウド受付システム「RECEPTIONIST（レセプショニスト）」は、受付をIT化することで、受付・取次の方々の業務負担軽減はもちろん、来客の方が受付で直面する「部署を覚えていない…」「受付の電話に並ばなければ…」といったお困りごとの解決にも繋がります。チャットツールなど様々なシステムとの連携も可能なので、来客の取次業務時間を0にすることも夢ではありません。
さらに、非接触のセキュリティシステム「顔認証システム」は、新しいオフィスのあり方に最適です。顔認証による非接触認証はもちろん、なりすまし・不正入室防止や入退室カード紛失のリスク軽減などにもつながります。
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業務管理も入退室管理システムで効率化
入退室管理システムの概要とメリット、選び方と比較ポイントについて解説しました。
近年の入退室管理システムは、単に入退室を制限したり記録したりするだけでなく、業務効率化や防犯対策なども兼ねているタイプが多くなっています。
システム導入によって、いつ、誰が、どこに入ったかわかるため、働き方改革という観点でも非常に利用しやすい点が魅力です。
他のシステムと連携できるものも多いため、企業の業務内容や規模などに応じて、必要な機能を選択しましょう。
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