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入退室管理システムとは？システムの特徴や重要性から活用例まで徹底解説！
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入退室管理とは何か?
入退室管理システムとは、いつ、どこに、誰が入退室したかが管理できるシステムのことです。入退室の際は監視カメラの作動、認証システムによる個人の特定により、入退室履歴がメインとなるサーバに残ります。
履歴が残ることで、誰がどこへ入退室したか瞬時に把握できるセキュリティシステムの1つです。
入退室管理システムとマイナンバーとの関連とは
企業は従業員のマイナンバーを、社会保険や労働保険などのために使用し管理します。しかしマイナンバーは個人を特定する情報であり、企業はこれを厳重に管理しなければなりません。そのため従業員のマイナンバーが登録されたファイルやデータベースなどがある室内には、入退室管理システムを設けて管理することが求められるでしょう。
入退室管理システムの目的・必要性とは
入退室管理システムを導入することにより、企業が保有する社員や顧客情報の漏洩や、データの流出を抑止することができます。近年は、企業のセキュリティに対する世間的な意識も高まっており、だからこそ個人情報やデータの流出は企業の根幹を揺るがす大きなリスクとなります。
プライバシーマーク（Pマーク）や情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）など、一定の基準を満たした認定を取得する企業も増加しています。そのため、入退室管理システムを導入すれば、いつ、誰が、どこに入退室したかが管理しやすく、情報流出を防ぐ効果が期待できます。
特に上場企業は大規模なオフィスを持ち、多くの社員が日々行き来することから、入退室管理システムの導入は急務です。情報流出は企業の信頼に関わる問題でもあることから、入退室管理システムは多くの企業活動に必要なシステムといえます。
セキュリティを強化するため
建物や室内に部外者が自由に出入りできると、セキュリティ上危険です。もともと入館・入室が許可されていない人の不法侵入を防止し、打合せなどで訪問した人についても入退室を管理することで、セキュリティを強化できます。
入退室の記録を活用するため
入退室管理システムは、過去の人の出入りについて記録が残せます。そのため、万が一、施設内で情報漏洩や盗難などのトラブルが発生した際、そのときに建物や室内に誰がいたか、どのくらいの人の出入りがあったなど、確認できます。
機密情報を管理するため
入退室管理システムは、従業員の中でも限られた人しかアクセスできない機密情報や機密ファイルなどの管理にも役立ちます。そのような機密情報が保管されている部屋に入退室管理システムを導入することで、セキュリティを強化。情報漏洩などの抑止につながります。
入退室管理システム種類・それぞれの特徴とは？
入退室管理システムの種類として、主に以下の5種類が挙げられます。
| 認証方法 | 特徴 | メリット | デメリット |
|---|---|---|---|
| 暗証番号（テンキー方式） | 数字や文字を打ち込んで認証を行う | 暗証番号を入力するだけで入室できるので、手軽に操作できる | 暗証番号が部外者に知られた場合、不正入室を許してしまう可能性が高い |
| 非接触ICカード認証 | カードリーダーの磁界にカードをかざすことでデータの伝達が行われる | カードリーダーに直接触れなくても、認証を行える | 専用の非接触ICカードを発行しなければならないため、初期費用が高くなるケースが多い |
| 交通系ICカード | SuicaやPasmoなど交通系ICカードを使って認証を行う | 従業員が保有しているICカードを利用するため、ICカードの新規発行を行う必要が少ない | 交通系ICカードを紛失したり盗まれたりした際は、カード保持者が不正侵入してしまうリスクがある |
| スマートフォン認証 | スマートフォンにインストールしたアプリを起動して、認証機器にかざすことで認証を行う | アプリによっては認証機器にかざすことなく、無線で認証可能なアプリもある | スマートフォンを所有していない従業員がいる場合は、スマートフォンを購入してもらう必要がある |
| 生体認証・ バイオメトリクス認証 |
指紋、虹彩、網膜など体の一部を利用して認証を行う | 他の認証方法と比べてセキュリティレベルが非常に高い | 最新技術を活用している分、導入コストも高くなりやすい |
暗証番号(テンキー方式)
暗証番号（テンキー方式）では、数字や文字を打ち込んで認証を行います。
数ある認証方法の中でも、古くから使用されている認証方法です。
暗証番号を入力するだけで入室できるため、手軽に操作できる点がメリットです。
ただし、暗証番号を忘れてしまった際は入室できなくなります。
また暗証番号が部外者に知られた場合、不正入室を許してしまう可能性が高いです。
セキュリティ面においては、少々不安が残る認証方法といえるでしょう。
非接触ICカード認証
非接触ICカード認証による認証方法も主流です。
非接触ICカードは、ICチップとアンテナが内蔵されています。
カードリーダーの磁界にカードをかざすことで、データの伝達が行われる形です。
このため、カードリーダーに直接触れなくても認証できます。
カードと機器の接触がない分、摩耗による損傷が少ない点が非接触型ICカード認証のメリットといえます。
ただし専用の非接触ICカードを発行する必要があるため、初期費用が高くなるケースが多いです。
特に従業員数が多い企業の場合、人数分のICカードを発行しなければならず、費用が高くなります。
交通系ICカード
SuicaやPasomoなど交通系ICカードを使った認証方法もあります。
交通系ICカードを活用する場合、すでに従業員が保有しているICカードを利用するため、ICカードの新規発行を行う必要がありません。
カード発行の費用を抑えられるのが、交通系ICカードによる認証のメリットといえます。
ただし交通系ICカードを紛失したり盗まれてしまったりした際は、カード保持者が不正侵入するリスクがあります。
交通系ICカードは日常でも使用する場面が多いため、専用の非接触ICカードよりも紛失・盗難リスクが高くなる点に留意しなければなりません。
スマートフォン認証
スマートフォンのアプリを使用した認証方法も導入されています。
スマートフォンにインストールしたアプリを起動して、そのまま認証機器にかざすことで認証を完了可能です。
またアプリによっては認証機器にかざすことなく、無線で認証可能なアプリもあります。
ただし、スマートフォンを所有していない従業員がいる場合は、スマートフォンを購入してもらう必要があります。
スマートフォン購入に際してコストや手続きの手間がかかる点は、スマートフォン認証を活用する際のデメリットといえるでしょう。
生体認証・バイオメトリクス認証
近年、導入が広がってきているのが「生体認証・バイオメトリクス認証」です。
生体認証・バイオメトリクス認証は、他の認証方法と比べてセキュリティレベルが非常に高い方法です。
生体認証・バイトメトリクス認証では、主に以下に掲載している体の一部を利用して認証を行います。
- 指紋
- 網膜
- 虹彩
- 静脈
- 顔
本人のみが持っている体の一部を利用するため、別人が生体認証・バイオメトリクス認証に通ることはまずありません。
このため、不正入室を限りなく防止できます。
ただし最新技術を活用している分、導入コストも高くなります。
コストがかかってもセキュリティを強化したいなら、生体認証・バイオメトリクス認証はおすすめです。
入退室管理システムのメリットは？
入退室管理システムの導入には、情報漏洩のリスク回避、警備コスト削減など、数多くのメリットがあります。
不法侵入を防止できる
情報流出を防止するうえで、最も大きなメリットは「不法侵入を防止できる」という点です。悪意を持った人間は社員や取引先、清掃員などあらゆる手段でなりすましを行い、企業情報を抜き取ろうとしてきます。
しかし入退室管理システムを導入していれば、社員以外の不正な入退室をシャットアウトでき、万が一のケースでの情報把握もしやすくなります。
特にICカードや指紋認証・網膜認証を利用すれば、部外者の入室をすべて制限できる点も強みです。もし不正に入退室を行う人間がいても、監視カメラで時間帯・顔・発生場所も全て割り出せるというメリットもあります。
関係者の入退室状況の把握ができる
入退室管理システムを導入していれば、基本的に社外の人間は入退室できなくなります。特に指紋や網膜、静脈認証であれば、登録者以外は入退室できない点もメリットです。
また、万が一トラブルが発生した場合であっても、どの社員がいつ、どの部屋に出入りしたか記録されるため、事態の解決がスムーズに進みます。
仮に社員の出入りだったとしても、通常であれば無関係の部署に出入りしていると、怪しい動きとして察知もできます。社内のセキュリティ対策という観点でも、関係者の入退室状況を把握できるのは大きなメリットです。
ISMSや機密情報管理対策をすることができる
情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）とは、機密性・完全性・可用性の3要素からなる情報セキュリティのことで、組織の持つ情報の流出を防ぎつつ、社内で利用しやすい状態で保護する仕組みです。認定規格には「ISO/IEC 27001」と「JIS Q 27001」があり、国際規格と国内規格で分かれています。取得することで第三者機関の審査により、機密情報管理対策が適切に行われたことの証明になります。企業全体で情報セキュリティに取り組んでいることがアピールできるため、機密情報を扱う企業は取得を目指すべきとされています。
警備コストを削減できる
入退室管理システムができる前は、建物の入口には警備員がいて社員証や入館証の確認などが行われていました。しかし入退室管理システムがあれば、そのような警備は最低限に抑えることができ、コストカット可能です。
勤怠管理を効率化できる
入退室管理システムがあれば、従業員の勤怠管理と連動させることができます。従業員の出社時間と退社時間が記録されるので、残業が多いなどを発見でき、同時に勤怠管理もできます。
感染症対策になる
新型コロナウイルス感染症の拡大によって、オフィスでも従業員の感染症対策が求められています。入退室管理システムで、従業員の体温を計測したり、社内にどのくらいの従業員がいるか記録したりできるため、感染症対策にも役立ちます。
災害時の対策になる
万が一、地震や火事が起きた場合、混乱の中でオフィスや建物の中に取り残された人がいないか確認することは困難です。しかし、入退室管理システムにより誰が出入りしているかわかれば、誰が室内に残っているかがわかり、すぐに救出に向かえます。
入退室管理システムの活用例をご紹介
活用例①共連れ防止の防犯カメラに
入退室管理システムを導入することで、共連れを抑止することができます。ピギーバックとも呼ばれる共連れは1人の認証で複数人が入退室をおこなう不正行為のことです。この共連れを安易に許してしまうセキュリティ状態では、オフィスや工場などの立ち入り制限区域に、入場資格を持たない不審者の入退室が横行しかねません。特に企業の場合、情報漏えいの観点からも、共連れは、徹底的に監視・防止すべき問題といえるでしょう。入退室管理システムを活用すれば、入退室者の管理を強化することが可能です。出入り口に設置された監視カメラやセンサにより、同時に複数人の入退室を漏らさずにチェックし、共連れを発見した場合、その場で警告音や警告メッセージを流し、建物の警備室や遠隔地の警備センターへ連絡が入るようになっています。また、監視カメラの設置は、映像を証拠記録として残すことから、安易な共連れを心理的に防ぐことができるようになるでしょう。さらに、守衛も常駐させる必要が軽減できるため、人件費のコスト削減にもつながります。
活用例②勤怠管理システムとして
入退室管理システムは、入退室をおこなうたびに「誰が」「いつ」「どこに」といったデータが記録されます。この機能を社員の勤怠管理システムとして活用することも可能です。入退室管理システムを勤怠管理に紐づければ、調整可能なタイムカードの改ざんや打刻漏れなどを防止し、社員の正確な労働時間や滞在時間の把握が可能となります。また、オフィスの入退室履歴を調べれば、無断の残業や休日出勤、過剰な休憩時間といった社員の行動をチェックすることができるため、働き方改革の観点からも、勤怠管理の強化を図れるようになるでしょう。さらに、勤怠管理がシステム化されることにより、集計業務の効率が向上し、人件費を削減することも期待できます。
活用例③省エネ対策にも
おもに、企業の情報漏えいや不法侵入の防止策として導入される入退室管理システムは、省エネ対策にも活用できるといったメリットがあります。入退室管理システムをビルの電気系統システムなどと機能を連携させ、空調や証明などを制御することでムダな運転を抑えることが可能になるからです。具体的には、人の入退室を感知し、空調・照明を自動的にONやOFFしてくれます。また、無人になった室内の空調・照明の消し忘れなどを防止したり、利用者が滞在するエリアの空調・照明だけを自動的にコントロールしたりなど、理想的な省エネ対策を実現することが可能です。
失敗しない入退室管理システムの選び方・ポイントは？
入退室管理システムにはさまざまな種類があることをご紹介しましたが、どのように選べばいいのでしょうか？
会社の課題にあわせて選ぶ
多くの人が出入りする企業の入口に設置するのか、機密事項が保管されている部屋にだけ設置するのかなど、企業によって入退室管理システムをどのような目的で設置するか異なるでしょう。その目的と、課題に合わせて選ぶことが必要となります。
New Normalの時代に対応させる
感染症対策として、非接触型の入退室管理システムが好まれるようになってきています。ICカードをリーダーにかざすタイプや生体認証など、従業員が接触せずに使えるタイプを選ぶといいのではないでしょうか。
さまざまなシステムと連携させる
従業員の勤怠管理を行う場合は、勤怠管理システムと連動できる入退室管理システムがおすすめ。そのほか各種システムと連携できるタイプを選ぶといいでしょう。
従業員のメリットを考える
入退室管理システムを毎日利用するのは従業員です。ICカードを配布するのか、スマホアプリタイプがいいのか、従業員の使いやすさや利便性を考えて、どのようなタイプが適しているか検討することも必要でしょう。
導入・運用コストを考える
企業側は入退室管理システムの導入費用や、運用コストについても考えておきたいところ。新入社員が入ってきた場合の対応とコストはどうなるか、月々の運用コストはいくらになるのか、予算を立てて考えるといいでしょう。
入退室管理システム導入事例
実際に入退室管理システムを導入した具体的な事例についてご紹介しましょう。
企業
A社では、ビル自体はもちろん、各部屋の入室者のアクセスを設定する入退室管理システムを導入。複数のカードを持つのではなく、1枚のカードで集約して、ビルから各フロア、各部屋への入退室を管理するシステムを採用しています。また導入後は、スタッフがICカードの管理を行えるよう、わかりやすい操作性のシステムになっています。
病院
B病院では、治安悪化や凶悪犯罪の増加から入院患者を守るため、ICカード対応の入退室管理システムを導入しました。医師、看護師、入院患者にはICカードが配布され、新生児室や個室にもICカードで個人を認証されるセキュリティシステムを導入。不審者侵入の抑止となっています。
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パナソニックEWネットワークスでは、ICカードタイプから生体認証、セキュリティゲートなどの入退室管理システムを展開。セキュリティレベルや施設の規模に合わせて最適なシステムを提案しています。ネットワーク技術を有する当社だからこその、セキュリティ面でも費用面でも納得のいくご提案を行っています。
よくあるご質問
- 勤怠連携は可能ですか？
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関連情報はこちら
企業に必要不可欠な入退室管理システム
さまざまなデータや機密情報を多く扱う企業では、入退室管理システムは必要不可欠な存在となっています。さらに警備費用などを抑えながら、従業員の勤怠管理につながるとあって、多くの企業が入退室管理システムの導入や導入を検討しています。ここでご紹介したメリットや種類を参考に、最適なタイプの導入やリプレイスを考えてみてはいかがでしょうか。
