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入退室管理システム

入退室管理システムとは?メリットから活用事例まで解説!

投稿日:2021/11/16 更新日:2022/04/01
入退室管理システムとは?メリットから活用事例まで解説!
オフィスや病院、大学などにある入退室管理システム。このシステムはどのような目的で導入され、どのようなメリットがあるのでしょうか?入退室管理システムの種類と特徴、マイナンバーとの関連、さらに導入事例について解説します。

入退室管理システムとは

入退室管理とは、建物や施設、室内に、いつ、誰が出入りしたか管理すること。そして、入退室管理システムとは、IDカードなどの認証システムを使って、入退室の履歴をソフトウェアで管理することを言います。入退室管理システムがあれば、誰が何時何分に建物や室内に入ったといった記録が残り、それによって入退室管理できるのです。

入退室管理システムの目的とは?

入退室管理システムが作られた背景には、いくつかの目的があります。

セキュリティを強化するため

建物や室内に部外者が自由に出入りできると、セキュリティ上危険です。もともと入館・入室が許可されていない人の不法侵入を防止し、打合せなどで訪問した人についても入退室を管理することで、セキュリティを強化できます。

入退室の記録を活用するため

入退室管理システムは、過去の人の出入りについて記録が残せます。そのため、万が一、施設内で情報漏洩や盗難などのトラブルが発生した際、そのときに建物や室内に誰がいたか、どのくらいの人の出入りがあったなど、確認できます。

機密情報を管理するため

入退室管理システムは、従業員の中でも限られた人しかアクセスできない機密情報や機密ファイルなどの管理にも役立ちます。そのような機密情報が保管されている部屋に入退室管理システムを導入することで、セキュリティを強化。情報漏洩などの抑止につながります。

入退室管理システムのメリットは?

入退室管理システムの導入には、情報漏洩のリスク回避、警備コスト削減など、数多くのメリットがあります。

情報漏洩のリスクを回避できる

情報漏洩が起きると企業に大きな損失を招いてしまいます。そのため、外部の人間に対しても、社内の従業員に対しても、強力な情報漏洩対策が求められます。その点、入館や入室が許可された人物しか中に入れないようにできる入退室管理システムは、情報漏洩防止対策になります。

警備コストを削減できる

入退室管理システムができる前は、建物の入口には警備員がいて社員証や入館証の確認などが行われていました。しかし入退室管理システムがあれば、そのような警備は最低限に抑えることができ、コストカット可能です。

勤怠管理を効率化できる

入退室管理システムがあれば、従業員の勤怠管理と連動させることができます。従業員の出社時間と退社時間が記録されるので、残業が多いなどを発見でき、同時に勤怠管理もできます。

感染症対策になる

新型コロナウイルス感染症の拡大によって、オフィスでも従業員の感染症対策が求められています。入退室管理システムで、従業員の体温を計測したり、社内にどのくらいの従業員がいるか記録したりできるため、感染症対策にも役立ちます。

災害時の対策になる

万が一、地震や火事が起きた場合、混乱の中でオフィスや建物の中に取り残された人がいないか確認することは困難です。しかし、入退室管理システムにより誰が出入りしているかわかれば、誰が室内に残っているかがわかり、すぐに救出に向かえます。

入退室管理システム種類・それぞれの特徴とは?

入退室管理システムにはいくつかの種類があり、それぞれによって特徴が異なります。

暗証番号

シンプルな入退室管理システムが、入口に設置されたテンキーに暗証番号を入力するタイプです。このタイプは導入や運用コストが低いですが、建物や室内に入る全員が同じ暗証番号を入力するため、個人の識別ができず、セキュリティレベルは低めです。また暗証番号を他人に見られた場合など、部外者が内部に入ってしまうリスクがあります。

専用ICカード

専用のICカードをリーダーにかざすと、入口が開錠されるタイプです。ICカードにはICチップが埋め込まれており、個人の入退室の記録を残せます。セキュリティレベルは高いですが、ICカードの紛失・盗難にあった場合の対策が必要となります。

交通系ICカード

SuicaやPASMOなどの交通系ICカードで入退室管理ができるタイプです。企業は専用のICカードを従業員に配布する必要がなく、従業員は1枚のICカードを交通機関の利用などと入館の両方に使えるため便利です。ただこの場合も、紛失・盗難に備えた対策を講じる必要があります。

スマホアプリ

専用アプリをスマホにインストールしておくと、リーダーにかざすだけで開錠できます。ICカードを配布する必要がなく、ICカードの紛失などの心配も不要で、コスト削減になります。

生体認証

指紋認証や顔認証など、生態的な特徴を利用して個人を認証し、入退室を管理するタイプです。個人を特定する生態的な特徴をもとにしているため、不正が起こりにくく、セキュリティレベルが高い認証システムです。

入退室管理システムの活用例をご紹介

活用例①共連れ防止の防犯カメラに

入退室管理システムを導入することで、共連れを抑止することができます。ピギーバックとも呼ばれる共連れは1人の認証で複数人が入退室をおこなう不正行為のことです。この共連れを安易に許してしまうセキュリティ状態では、オフィスや工場などの立ち入り制限区域に、入場資格を持たない不審者の入退室が横行しかねません。特に企業の場合、情報漏えいの観点からも、共連れは、徹底的に監視・防止すべき問題といえるでしょう。入退室管理システムを活用すれば、入退室者の管理を強化することが可能です。出入り口に設置された監視カメラやセンサにより、同時に複数人の入退室を漏らさずにチェックし、共連れを発見した場合、その場で警告音や警告メッセージを流し、建物の警備室や遠隔地の警備センターへ連絡が入るようになっています。また、監視カメラの設置は、映像を証拠記録として残すことから、安易な共連れを心理的に防ぐことができるようになるでしょう。さらに、守衛も常駐させる必要が軽減できるため、人件費のコスト削減にもつながります。

活用例②勤怠管理システムとして

入退室管理システムは、入退室をおこなうたびに「誰が」「いつ」「どこに」といったデータが記録されます。この機能を社員の勤怠管理システムとして活用することも可能です。入退室管理システムを勤怠管理に紐づければ、調整可能なタイムカードの改ざんや打刻漏れなどを防止し、社員の正確な労働時間や滞在時間の把握が可能となります。また、オフィスの入退室履歴を調べれば、無断の残業や休日出勤、過剰な休憩時間といった社員の行動をチェックすることができるため、働き方改革の観点からも、勤怠管理の強化を図れるようになるでしょう。さらに、勤怠管理がシステム化されることにより、集計業務の効率が向上し、人件費を削減することも期待できます。

活用例③省エネ対策にも

おもに、企業の情報漏えいや不法侵入の防止策として導入される入退室管理システムは、省エネ対策にも活用できるといったメリットがあります。入退室管理システムをビルの電気系統システムなどと機能を連携させ、空調や証明などを制御することでムダな運転を抑えることが可能になるからです。具体的には、人の入退室を感知し、空調・照明を自動的にONやOFFしてくれます。また、無人になった室内の空調・照明の消し忘れなどを防止したり、利用者が滞在するエリアの空調・照明だけを自動的にコントロールしたりなど、理想的な省エネ対策を実現することが可能です。

入退室管理システムとマイナンバーとの関連とは

入退室管理システムとマイナンバーとの関連とは

企業は従業員のマイナンバーを、社会保険や労働保険などのために使用し管理します。しかしマイナンバーは個人を特定する情報であり、企業はこれを厳重に管理しなければなりません。そのため従業員のマイナンバーが登録されたファイルやデータベースなどがある室内には、入退室管理システムを設けて管理することが求められるでしょう。

失敗しない入退室管理システムの選び方・ポイントは?

入退室管理システムにはさまざまな種類があることをご紹介しましたが、どのように選べばいいのでしょうか?

会社の課題にあわせて選ぶ

多くの人が出入りする企業の入口に設置するのか、機密事項が保管されている部屋にだけ設置するのかなど、企業によって入退室管理システムをどのような目的で設置するか異なるでしょう。その目的と、課題に合わせて選ぶことが必要となります。

New Normalの時代に対応させる

感染症対策として、非接触型の入退室管理システムが好まれるようになってきています。ICカードをリーダーにかざすタイプや生体認証など、従業員が接触せずに使えるタイプを選ぶといいのではないでしょうか。

さまざまなシステムと連携させる

従業員の勤怠管理を行う場合は、勤怠管理システムと連動できる入退室管理システムがおすすめ。そのほか各種システムと連携できるタイプを選ぶといいでしょう。

従業員のメリットを考える

入退室管理システムを毎日利用するのは従業員です。ICカードを配布するのか、スマホアプリタイプがいいのか、従業員の使いやすさや利便性を考えて、どのようなタイプが適しているか検討することも必要でしょう。

導入・運用コストを考える

企業側は入退室管理システムの導入費用や、運用コストについても考えておきたいところ。新入社員が入ってきた場合の対応とコストはどうなるか、月々の運用コストはいくらになるのか、予算を立てて考えるといいでしょう。

入退室管理システム導入事例

実際に入退室管理システムを導入した具体的な事例についてご紹介しましょう。

企業

A社では、ビル自体はもちろん、各部屋の入室者のアクセスを設定する入退室管理システムを導入。複数のカードを持つのではなく、1枚のカードで集約して、ビルから各フロア、各部屋への入退室を管理するシステムを採用しています。また導入後は、スタッフがICカードの管理を行えるよう、わかりやすい操作性のシステムになっています。

病院

B病院では、治安悪化や凶悪犯罪の増加から入院患者を守るため、ICカード対応の入退室管理システムを導入しました。医師、看護師、入院患者にはICカードが配布され、新生児室や個室にもICカードで個人を認証されるセキュリティシステムを導入。不審者侵入の抑止となっています。

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パナソニックEWネットワークスでは、ICカードタイプから生体認証、セキュリティゲートなどの入退室管理システムを展開。セキュリティレベルや施設の規模に合わせて最適なシステムを提案しています。ネットワーク技術を有する当社だからこその、セキュリティ面でも費用面でも納得のいくご提案を行っています。

企業に必要不可欠な入退室管理システム

さまざまなデータや機密情報を多く扱う企業では、入退室管理システムは必要不可欠な存在となっています。さらに警備費用などを抑えながら、従業員の勤怠管理につながるとあって、多くの企業が入退室管理システムの導入や導入を検討しています。ここでご紹介したメリットや種類を参考に、最適なタイプの導入やリプレイスを考えてみてはいかがでしょうか。

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