オフィス向きスマートロックとは？導入のメリットや弱点、事例を紹介

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オフィス向けスマートロックとは何か

スマートロックとは、出入口の施錠・解錠時に従来の物理的な鍵を使用せず、スマートフォンなどのデバイスを近付けることによって、開閉を行うという新しいシステムです。
スマートフォンなどからの通信で自動的にドアの開け閉めができるようになり、鍵を持ち歩く必要がなくなります。
ドア側の鍵部分にも専用の通信機器を設置し、スマホからの通信を受信して、開閉作業を自動で行うという仕組みです。
スマートロックにはオートロックの機能もセットで付帯されていることが多く、施錠を忘れてしまう事態を減らせます。
単に鍵の開閉だけではなく、管理・セキュリティ面でも有効なシステムです。
データの送受信を行うため「誰がいつ出入りしたか」を詳細に記録することができます。

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【オフィス向き】スマートロックの機能

スマートロックは、住宅への普及が進むと同時に、オフィス向けにも導入が進んでいます。
スマートロックには企業が求める多くの機能が備わっており、特にセキュリティ面に大きな効果を発揮すると期待されています。
オフィス向きスマートロックの主な機能は、以下の通りです。

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スマートロックのタイプについて

1.後付け型（貼り付け型）

ドアの既存サムターン(つまみ)部分に、スマートロックの機器を上からかぶせるように設置するタイプです。
難しい施工が不要で、貼り付けるだけのタイプもあるため、簡単に早く設置できるというメリットがあります。
ただし簡易的な取り付けになるため、後から外れてしまうリスクがあります。
ドアを傷つけないため、賃貸物件に向いています。

2.シリンダー交換型

既存のシリンダーを、スマートロックの機器と交換するタイプです。
後付け型と違い、経年劣化や衝撃にも強く、後から外れてしまうリスクは高くありません。また、ドアに穴を開けなくて済むというメリットもあります。
シリンダー交換が必要なため、後付け型よりは設置に時間を要し、専門業者への依頼が必要となることもあります。

3.穴あけ工事型

ドアに穴を開けた上で施工・設置を行うため、後から外れてしまうリスクがシリンダー交換型よりさらに低くなります。
穴あけ工事型は、スマートロックの機器自体が高性能で高価なものが多く、設置にも時間と費用を要します。
基本的には、専門業者へ設置工事を依頼することになります。
ドアに穴をあけるため、賃貸物件で設置することは難しいでしょう。

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オフィス向きのスマートロックを導入するメリットとは

セキュリティの強化

「自社の従業員が不正を働く」というリスクは、残念ながら存在します。
スマートロックは従業員が各所へ出入りするに当たり、誰がいつどこに出入りしたかを記録してくれます。
不正の発生に対して牽制する効果があり、実際に不正が発生してしまった場合も該当者の探索が容易になります。
一時的な来客や清掃員等にも、スマートロックでの管理を行うことによって、出入り可能な範囲や時間帯を制限することができ、無用な場所への侵入を防ぐことができます。
オートロック機能によって、施錠漏れを防ぐ効果もあります。
万が一施錠漏れがあった場合でも、遠隔地から施錠状況を把握することができ、遠隔操作で施錠することもできます。

日常的な勤怠管理に

従来からの「タイムカード」による勤怠状況の管理では、打刻漏れや不正等が発生するリスクがあります。
スマートロックの導入によって、職場への入室時間と退室時間が記録されるため、勤怠管理システムとの連携により、自動的に勤怠状況の把握が可能となります。
出退勤時だけではなく、特定の従業員が今どこにいるかも把握しやすいため、就業時間中の行動管理を行うこともできます。

人事異動もスムーズに

物理的な鍵で運用をしている場合、人事異動で従業員の入社・退職・転勤・部署異動等が発生する度に「鍵の回収」「鍵の複製」「鍵渡し」等の業務が発生します。
スマートロックの導入によって、上記の付随業務から解放されます。
各従業員に渡すICカード等の記録を書き換えるだけで、出入りの権限を追加・削除することができます。
鍵の受け渡し等の業務削減を行えるだけではなく、物理的な鍵のリスクである「紛失」や「盗難」を防ぐこともできます。
従業員に鍵を渡したが、どの鍵を誰に渡したのかが不明、といった事態も防ぐことができます。
誰がスマートロックを持ち、どこまでの権限があるか、といったことも管理部門で常に把握することが可能です。

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オフィス向きスマートロックの弱点はある？

オフィス向きスマートロックにも、いくつか弱点があります。
以下は、オフィス向きスマートロックの弱点の一例です。

• コストがかかること
• 障害などのトラブルの可能性もある

コストがかかること

スマートロックを利用する場合、初期費用や月額利用料、機器のレンタル料など各種コストが発生します。
購入型のスマートロックなら購入後の月額料金は発生しませんが、システム利用型やサブスクリプション型のスマートロックを利用する場合は、月額料金が継続的にかかります。
月単位で負担できるコストを考慮した上で、スマートロックを導入しましょう。

障害などトラブルの可能性もある

スマートロックは、通信障害が発生すると利用できなくなります。
通信障害が発生するリスクは低くありません。
このため、通信障害が発生した際の対応を決めておく必要があります。
またスマートロックのシステムがハッキングされて、情報が漏えいしてしまうリスクも潜んでいます。
ハッキングされないよう、スマートロックのセキュリティ対策も万全にしておかねばなりません。

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オフィス向きのスマートロックを選ぶ際のポイント

機器の設置方法

1. 後付け型(貼り付け型)
2. シリンダー交換型
3. 穴あけ工事型

上記3種類の中から選択します。
物理的な要件として、以下の2点も重要です。

• オフィスが、賃貸物件か自社所有物件か
• ドアノブやサムターン（つまみ）等の形状

上記要件によって、初めから物理的に不可能な選択肢も出てきます。
オフィスが賃貸物件であれば、穴あけ工事型を選択することは難しいでしょう。
貸主の了承を得れば工事は可能ですが、退去時には原状回復を求められ、退去時にも費用負担が発生することになってしまいます。
ドアノブやサムターン(つまみ)等の形状によっては、形や大きさが合わず、設置不可となることもあります。
また設置に専門業者による工事が必要となる場合は、費用負担も増加します。
シリンダー交換型と穴あけ工事型は、専門業者への依頼が必要なケースもあるため、その点も考慮しなければなりません。

使用するデバイス

スマートロックで使用するデバイスは、既存の社員証(ICカード)、スマホのアプリ、生体認証(顔・指紋)などがあります。
費用面では、既存の社員証(ICカード)を利用する方法が安くすみます。
またスマホのアプリも、新たな費用負担の発生を少なくすることができます。
生体認証（顔・指紋）はセキュリティ面でより安心ですが、新たに高額なスマートロック機器の導入が必要となり、費用面での負担は大きくなります。

勤怠管理の利便性

勤怠管理システムとの連携が可能であれば、各従業員の職場への入室時間・退室時間の記録により、勤怠管理を容易にすることができます。
外部の勤怠管理システムとの連携の可否は、商品によって異なります。
勤怠管理システムだけではなく、商品によってはカメラとの連動が行えるものもあります。
入室時間・退室時間の記録と共に、その時点での監視カメラ映像も同時に保存することができ、セキュリティをより高められます。

サポート内容

スマートロックの運用に当たっては、思わぬトラブルが発生することもあります。
ドアの施錠や解錠ができなくなってしまった場合、緊急の対応が必要となることもあります。
機械的な故障や電池切れ等、自社で対応できない場合は外部のサポートを利用することになるでしょう。
サポートがあっても、各社で対応可能な時間や連絡方法(電話・メール等)が異なります。
いざという時に、有効なサポートを受けられるかどうかが重要となります。
サポートの範囲や費用負担の有無にも違いがあるため、事前によく確認しておきましょう。

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オフィス向きスマートロック導入の流れ

オフィス向きスマートロックの導入は、大まかに以下の流れで進めていきます。

1. 課題、ニーズを把握する
2. 予算を確定する
3. スマートロック製品を選定する
4. スマートロックを導入、設置する
5. スマートロックの設定、プログラミングを行う
6. スマートロックの運用を開始する

①課題、ニーズを把握する

まずはスマートロックの導入によって解決できる課題やニーズを把握します。
たとえばオフィスの鍵管理を電子化したい、入退出の情報をデータで視覚化したいなど、課題・ニーズを具体的に洗い出します。
これらを把握することで、どのスマートロック機器を選定すれば良いかをスムーズに決めることが可能です。

②予算を確定する

次にスマートロック導入・利用の予算を決めます。

スマートロックを導入すると、初期費用と月額利用料が発生するため、どれくらいのコストを負担できるか把握しておかねばなりません。
スマートロックを買い切り型で購入した場合は月額利用料は発生しませんが、サブスクリプション型・レンタル型の場合は継続的に月額利用料が発生します。
予算に合わせて購入・レンタルプランを選ぶことも重要です。

③スマートロック製品を選定する

予算の設定が完了したら、次にスマートロック製品の選定に移ります。
製品を選ぶ際は、スマートロックの設置方法や解錠方法、外部システムとの連携など、自社で利用しやすいスマートロック製品であるか確認してください。
また、スマートロック製品の導入実績を確認することも重要です。
自社と同じ規模感、業態の企業で製品の導入実績が充実していれば安心して利用できるでしょう。

④スマートロックを導入、設置する

スマートロック製品の選定が完了したら、導入・設置を進めていきます。
スマートロックは「交換型」と「後付け型」の設置方法に分かれています。
「後付け型」の場合、業者に依頼せず自社で設置可能です。
「交換型」の場合は、業者に依頼して設置工事を行う必要があります。
オフィスが賃貸物件である際は、設置工場の前に必ず管理会社・家主に工場の許可を取りましょう。

⑤スマートロックの設定、プログラミングを行う

スマートロックの設置が完了したら、セキュリティや外部システムとの連携、入退室の権限付与などの各種設定を行います。
スマートロック製品にもよりますが、プログラミングによる設定が必要になるケースもあるため注意してください。
またスマートロックを導入した旨を、従業員へ周知しましょう。
スマートロックの使用方法や注意点などを従業員へ周知しないと、入退室に際してトラブルが発生してしまう可能性もあります。
スマートロック導入後に、社員向けにオリエンテーションを実施して周知するのがおすすめです。

⑥スマートロックの運用を開始する

スマートロックの設定、従業員への周知が完了したら、スマートロックの運用を本格的に開始します。
運用開始後も、スマートロックの定期的なメンテナンス、より効果的に稼働させるための改善が必要です。
導入したスマートロック製品によっては、運用サポートが手厚いケースもあります。
トラブルが発生した際は、運用サポートも積極的に活用しましょう。

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オフィス向きスマートロックの導入事例

最後に、オフィス向きスマートロックの導入事例について紹介します。
今回紹介する事例は以下の3つです。

• 某コールセンター会社への顔認証システムの導入
• 某設備工事会社へのスマートロックシステムの導入
• 某精密機械メーカー

某コールセンター会社への顔認証システムの導入

某コールセンター会社は「派遣社員の入れ替わりが多く、ICカード紛失時の業務負担が大きい」「ICカード紛失によるなりすましリスクがある」といった課題を抱えていました。
上記の課題を解決するために、ICカード不要の顔認証システムによるスマートロックを導入しました。
顔認証システムを導入することで、ICカード紛失のリスク低減に加えて、セキュリティ事故の未然防止、セキュリティ事故関連の業務負荷の削減を実現しました。
またサーバー室など重要なエリアには、ICカード+指紋認証を導入して、高セキュリティ化をすすめました。
バイオ認証を併用することで、なりすましによる不正入出の防止も実現でき、課題解決につながっています。

某設備工事会社へのスマートロックシステムの導入

某設備工事会社は「物理錠の鍵を持っている従業員が限られており、夜間作業等で出入りする際の運用に制限が出る」「古いインテグラル錠だと、新たに入退システムを導入するのにコストがかかる不安がある」といった課題を抱えていました。
上記の課題を解決するために、スマートロックシステムを導入しました。
導入システムでは、スマートフォンにアプリをインストールして入退室の権限付与ができ、誰でもスムーズに入退室が可能になりました。
また導入システムでは現状の鍵へ補助キーをつけることで導入可能なため、導入にともなうコスト面の不安も払拭できました。

某精密機械メーカー

某精密機械メーカーは「サーバールームにアクセスする前室を設けて、厳格な個人認証と共連れ防止を行いたい」という要望がありました。
この要望を実現するために、重要エリアの前室に「生体認証（虹彩）」「共連れ検知センサー」を導入しました。
虹彩認証の際に「共連れ検知センサー」が入室者を「1人」と判断した場合にのみ前室の自動ドアを開けることで、不正侵入の防止を実現しています。
厳格なセキュリティ対策を行う際にも、スマートロックシステムは最適といえる事例です。

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オフィスにおすすめ！パナソニックEWネットワークスの製品

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スマートロックの導入を始めましょう

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メリットは管理部門（人事・総務）や従業員が広く実感できるものであり、コスト・労働時間の削減にも寄与するため、経営面においても大きなメリットとなります。
昨今では、特にセキュリティ強化が求められています。人の出入りに伴って、社内の機密情報も同時に出入りします。
企業の信用を守るためにも、スマートロックは非常に有効なツールであるといえます。
ぜひ、この機会にスマートロックの導入を始めましょう。