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入退室管理システムのおすすめの選び方は？メリット・比較ポイント・費用目安を紹介
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入退室管理システムとはどういうものか
入退室管理システムは、オフィスや会議室など特定の部屋に入室する際、テンキー認証やICカード認証、スマートフォン認証などを用いて、許可された人物だけに出入りを許可するシステムです。
また、近年ではインターネット上の履歴を確認し、部屋の鍵を開閉できるクラウド入室管理システムも利用されています。
入室の際に必ず個人の認識番号やスマートフォン情報が記録されるため、誰が、いつ、どの部屋に入ったか把握できる点が特徴です。
入退室管理システムの導入メリット
入退室管理システム導入によって、どのようなメリットがあるのかご紹介します。
外部からの不正入室対策を強化できる
入退室管理システムにはアクセス制御機能というものがあり、ネットワーク上から管理者権限で入室者を制限することが可能です。
ロックされた鍵には電子ロックが掛かるため、ピッキングによる不正入室のリスクがほとんどありません。
また、入退室の際には防犯カメラとの記録もあわせることで、誰が何時に入室したか把握できます。
内部からの不正入室対策を強化できる
外部からの不正入室だけでなく、入退室管理システムではネットワーク上に記録が残ります。
そのため、誰が、いつ、どの部屋に入室したかが確実に記録され、個人情報や機密情報の不正な持ち出しを制限することもできます。
また、社内の誰かが別の社員のIDを使用したとしても、記録が残るためすぐに不正入室であることがわかります。内部不正への抑止力として、たいへん効果的です。
入退室管理業務を効率化できる
入退室管理システムを利用すれば、システム上から誰がどの部屋に入室しているか、入退室のアクセス権限を一元化できる点もメリットです。
また誰がどの部屋の鍵を持っているかも把握できるため、回収のために鍵を探す手間がほとんどかかりません。
人員の入れ替わりや部署が多い企業では、入退室管理システムを導入すれば入退室管理業務を効率化できます。
勤怠や労務管理の精度を向上できる
入退室管理システムは、単に部屋の入退室を把握するだけでなく、勤怠管理システムと連動して、部屋の入退室管理と同時に労働時間の記録も可能です。
従来のようなタイムカード打刻によるアナログ方式ではなく、正確に入退室時間が記録され、実際の労働時間が記録できます。
そのため、休憩時間を守らない社員、休日出勤による残業代の不当請求、残業時間の過少申告などを減らす効果があり、労務管理の精度向上に繋がります。
シェアビジネスを促進できる
シェアビジネスとは、会議室やコワーキングスペース、オフィスなどの空き部屋を共用スペースとして利用するビジネスです。
シェアビジネスでも入退室管理システムを利用すれば鍵の受け渡しが不要で、Web上から自由に入退室の権限を付与できます。
誰が何時に利用したかが可視化できるため、簡単かつ効率的な管理が可能です。
時間・人員コストを削減できる
従来の入退室管理では、鍵の貸出・返却の際は帳簿に時間と名前を記入し、管理者に手渡ししなければなりませんでした。
しかし入退室管理システムを導入すれば、システム上で予約を行うことで、鍵の受取・返却時間や管理者の人員コストを低減できます。
企業規模が大きくなるほどに入退室管理のコストは負担になるため、入退室管理システムのメリットは大きくなります。
入退室管理システムの費用の目安
入退室管理システムは設置するタイプによって、費用は大きく変わります。
費用の目安について、3つのタイプ別に紹介します。
5,000円/箇所
最もリーズナブルで、オフィスの多くの箇所に入退室管理システムを導入するなら、1箇所あたり5,000円ほどのタイプがおすすめです。
5,000円ほどのタイプはサブスクリプション制のものが多く、毎月費用は発生しますが、メンテナンスもしてくれるものが多いです。
5,000円帯の入退室管理システムには、以下のものがあります。
| 入退室管理システム | 1箇所あたりの価格（プラン） |
|---|---|
| bitlock Pro | 月5,000円～ |
| カギカン | 月4,950円～ |
| iDoors | 月7,700円～ |
| KEYVOX | 月5,500円～（オフィスパック） |
システムを提供している企業によって、顔認証方式・ICカード・暗唱番号方式などさまざまなタイプがあります。
基本的に顔認証方式や生体認証は価格が高くなるため、コストを抑えるならICカードや暗唱番号方式で選ぶのがよいでしょう。
注意点としては、価格だけで選ぶのではなく、運用のしやすさや履歴が閲覧しやすいか、電池式か電源式かなども細かく確認することです。
また、まとめて複数の扉に導入すると、割引が適用されることもあります。
コスト面だけでなく、機能性やオプションの優位性も検討材料にしてください。
10,000円/箇所
コスト面と機能性、サポートのバランスを意識するなら、1箇所あたり10,000円程度の入退室管理システムがおすすめです。
1箇所あたり月10,000円の入退室管理システムになると、どの企業でもネットワークと連携し、さまざまな扉に対応した製品が用意されています。
一般的な開き戸や引き戸だけでなく、自動ドアにも対応したタイプが代表的です。
月10,000円ほどのタイプなら、複数のサービスを併用することなく、単独で充実したサービスが受けられるでしょう。
10,000円帯の入退室管理システムには、次のものがあります。
| 入退室管理システム | 1箇所あたりの価格（プラン） |
|---|---|
| SmartMe | 月11,000円～ |
| KEYVOX | 月9,500円～（空間ビジネス最強パック） |
| ALLIGATE | 月12,000円～（ALLIGATE Lock） |
| SECURE AI Office Base | 月10,000円～（顔認証入室管理ライトプラン） |
月10,000円前後で利用できるものは、初期費用として取付工事が発生するものもあります。
その場合、工事費用も含めて数万円かかることもあり、費用計算の際は初期費用も計算に入れることが重要です。
また、表に記載した入退室管理システム以外にも、予算次第で機能をカスタマイズし、1箇所あたり10,000円程度に抑えてくれることもあります。
20,000円/箇所
オフィス内のあらゆるドアに対応できるもので、セキュリティ性能を重視するなら1箇所あたり20,000円ほどのタイプがおすすめです。
1箇所あたり2万円以上の入退室管理システムには、SECURE AI Office Baseの「顔認証入/退室ベーシックプラン「コロナ対策入/退室プレミアムプラン」などがあります。
20,000円帯になると、高度なセキュリティ機能はもちろんですが、感染症対策や他のサービスとの連携、AIの導入なども視野に入ります。
大企業のオフィスで入退室する人数が多い場合でも、安心して利用可能です。
またコスト面が不安な場合には、導入する数に応じて割引を用意しているサービスもあります。
見積もりの段階で利用者数や設置数を伝えておけば、コストを抑えて高機能な入退室管理システムが利用できるでしょう。
入退室管理システムの認証技術の種類
入退室管理システムの認証方法には、おもに次の4種類があります。
- テンキー認証
- ICカード認証
- バイオメトリクス認証（生体認証）
- スマートフォン認証
種類①テンキー認証
テンキー認証は、0～9までの10個の数字を組み合わせ、特定の暗証番号を入力することで開錠するシステムです。
導入コストが安く、数字を入力するだけでよいことから、鍵の持ち運びも必要ありません。
ただし暗証番号を忘れたり、他者に番号が漏れて不正利用されたりするリスクがあるため、定期的に暗証番号を変えなければ、セキュリティリスクがある方法です。
種類②ICカード認証
ICカード認証は、個別に配布されたカードに埋め込まれたICカードを機器にかざしたり、挿入したりすることで開錠できるシステムです。
個人ごとに個別のICカードを保有できるだけでなく、交通系ICカードと連動するタイプもあり、手間とコストを削減できるメリットがあります。
一方、紛失や盗難のリスクが高いため、管理方法の厳格化が課題です。
種類③バイオメトリクス認証
バイオメトリクス認証は「生体認証」と呼ばれる方法で、人間の持つ指紋や静脈の走行、網膜、顔、声などの特徴を認識して開錠するシステムです。
個人の特徴がそのまま鍵になるためセキュリティ性能が非常に高く、なりすましの可能性が非常に低いというメリットがあります。
ただし導入には機器を揃える必要があり、コストがかかる点が課題です。
種類④スマートフォン認証
スマートフォン認証は、専用アプリをインストールしたスマートフォンを機器にかざすことで、それぞれの暗証番号を認識して開錠するシステムです。
個人用スマートフォンや社用スマートフォンを利用できるため、ICカードに比べると導入コストが低く、スマートフォン画面をロックしておけば、紛失時にも一定のセキュリティ効果を発揮します。
ただし開錠するにはスマートフォンでアプリを起動したり、かざしたりする必要があり、大勢が出入りするオフィスでは渋滞が発生しやすい点がデメリットです。
入退室管理システムの選び方と比較ポイント
入退室管理システムの選び方と比較のポイントについて、詳しくご紹介します。
侵入対策などセキュリティは強化できるかで選ぶ
入退室管理システムで最も重要となるのが、外部からの侵入対策です。
内部不正への対策も重要ですが、それよりも外部から自由に人が出入りできる状態のままでは、個人情報や機密情報を不正に持ち出すことも可能になってしまうからです。
部署による入室制限はもちろんですが、役職や特定個人の入室権限、履歴確認、権限付与機能などがあれば、侵入者対策として機能するでしょう。
運営の効率化が期待できるかで選ぶ
入退室管理システムを導入することで、運営業務が効率化できるかどうかも選び方のポイントです。
入退室管理システムを利用する際には、ネットワーク上ですべての手続きを完結できるか、入退室管理の履歴の確認手順など、利用しやすいシステムを選択すべきです。
自社にとって必要な機能が搭載されたシステムを選べば、業務効率化を実現できます。
自社のニーズに合う解錠方法で選ぶ
入退室管理システムを選ぶ場合は、自社のニーズに合わせた解錠方法を選ぶこともポイントです。
企業によって数人だけの小規模、10～100人程度の中規模、数百人以上の大規模まで、社内で入退室する人数は規模によって大きく変わります。
少人数でスムーズな出入りを行うならテンキー認証やスマートフォン認証、一度に多くの人が出入りするならICカード、侵入者対策ならバイオメトリクス認証というように、自社のニーズを検討して解錠方法を選択しましょう。
スマートロックのタイプで選ぶ
入退室管理システムを選ぶ際は、費用が安く、導入も簡単ですぐに利用できるスマートロックタイプもおすすめです。
スマートロックはスマートフォンにアプリをインストールすれば、個別に鍵やICカードを用意する必要がなく、セキュリティ対策としても効果が高いからです。
ロックの解錠方法もハンズフリーやマルチデバイスなどさまざまなものがあるため、自社の使用に合わせて選択できる点も優れています。
自社の予算に合う価格で選ぶ
入退室管理システム選びでは、自社の予算と見合う価格かどうかも必ず検討してください。
価格は次の3つのポイントで検討し、継続して利用できるかどうかを考えましょう。
- 導入費用
- 月額・年額費用
- 原状回復費用
入退室管理システムは導入費用だけでなく、継続利用でどれだけの維持費が必要か、オフィスを移転する際の原状回復にいくらかかるかなど、複合的な要素で判断することが重要です。
取り付け工事の有無で選ぶ
入退室管理システムは、機能性が豊富なものほど大規模な取り付け工事が必要になります。
従業員数が少なく、短期間で大幅な事業拡大や従業員数の増加が見込まれる場合は、オフィス移転まで想定して、工事が必要なタイプは避けましょう。
また入退室の記録や勤怠管理だけを目的にするなら、取り付けるだけの簡易的な入退室管理システムでも十分です。
他システムとの連携のしやすさで選ぶ
入退室管理システムには、勤怠管理システムとの連携の他、不正侵入時の通報システム、監視カメラや火災報知器との連動など、さまざまな製品があります。
連携できる機能が豊富なものほど高額にはなりますが、その分利用しやすくなるため、コストとのバランスで総合的に判断しましょう。
入退室管理システムの法定耐用年数とは
入退室管理システムはセキュリティ関連設備に該当するため、法定耐用年数は6～8年と定められています。
法定耐用年数はメーカーの保証する製品の耐久年数ではなく、国税庁の定める減価償却費の分割年数に関するものです。
法定耐用年数が6~8年であれば、毎年の確定申告で6~8年に分けて入退室管理システムの費用分を控除できる仕組みです。
製品の寿命とは違った概念として、メーカー側の耐久年数も忘れずチェックしましょう。
ただし入退室管理システムも定期的にメンテナンスをしなければ、耐久年数まで持たないこともあるので注意してください。
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弊社の入退室管理システムは、教育機関や大手企業、物流など様々なシーンで利用されておりますので、ぜひパナソニックEWネットワークスまでお問い合わせください。
入退室管理システムは自社にとって利用しやすいものを選ぶ
入退室管理システムを導入する目的は、企業によってさまざまです。セキュリティ対策や勤怠管理、在席管理、入退室の管理など、企業が抱える課題やニーズに応じて利用しやすいものを選びましょう。
適切な入退室管理システムを選べば、管理業務が効率化でき、社員の生産性も向上します。
認証方法も企業によって相性がありますから、高性能なものだけを選ぶのではなく、利用方法に見合ったものをしっかりと検討ください。
