職場改善

2022.3.25

移転先や既存オフィスをリニューアルして課題解決！ 知っておくべきポイントとは？

移転先や既存オフィスをリニューアルして課題解決！ 知っておくべきポイントとは？

「Web会議やテレワーク、在宅勤務などが増え、オフィスを多様化する働き方に対応させたいけれどどうすればいいのだろうか？」
「社員の満足度や生産性を高めるには、オフィス機能をどのように改善するべき？」
働き方改革の影響もあり、このようなオフィス空間の課題を抱える企業は増えています。

そこで今回は、オフィスをリニューアルし、環境や機能をアップデートすることでどのような課題が解決できるのかを紹介します。実際にオフィスをリニューアルする際に知っておきたいポイントも紹介しているので、参考にしてください。

オフィスリニューアルの利用で解決できる課題一覧

オフィスリニューアルというと大きな支出と捉えがちですが、社員はもちろん、契約社員やパートなどの従業員が居心地の良いと感じるオフィス空間へのリニューアルは投資とも言えます。

社団法人 日本オフィス家具協会が経営者層を対象に行った調査によると、オフィスに対する支出は「経費」ではなく「投資」と考える経営者が多い状況です。実際、半数を超える約60％（※）の経営者が、「オフィス支出は投資」と回答しています。

※ 出典：社団法人 日本オフィス家具協会「経営者アンケート結果集計結果報告」

なぜ投資と言えるのか。その理由は、次の4つのような課題が解決できるからです。

人員増減によるスペースの無駄

リニューアルにおいて初期投資は必要ですが、働き方に合わせたレイアウトにすることでスペースの無駄が無くなり、以後のさまざまなコストの削減も期待できます。

例えば、外出の多い部署や昨今の働き方改革により在宅勤務やリモートワークを積極的に採用する企業の場合、オフィスリニューアルで日中社内にいない社員のデスクは置かないレイアウトにすることで、使わないデスク分のスペースを他のスペースとして使えるようになります。

動線を重視したレイアウトにすれば、移動もスムーズになり、業務効率化も期待できるでしょう。

コミュニケーション不足

社員が自由に席を選んで仕事をするフリーアドレスを採用するなど、部署間の壁を無くす工夫で、コミュニケーション頻度がアップします。気軽に集まって話ができるマグネットスペースなどを設ければ、他部署の社員とも意思疎通がしやすくなり、新たな事業やアイデアも生まれやすくなるでしょう。

社員の満足度・モチベーション

オフィスリニューアルをすることで得られる、「居心地が良い」「働きやすい・使いやすい」「きれい・おしゃれ」などは、社員の満足度を高め、仕事へのモチベーションにもつながります。

ブランドイメージ

オフィスは、ブランディングツールのひとつです。オフィスデザインの中で理念やコンセプトなどをビジュアル化すれば、社員や企業を訪れた人に企業の考え方や魅力を視覚的に伝えることができるでしょう。

オフィス空間・デザインのリニューアル事例

リニューアルで解決できる課題は魅力的ですが、大きなリニューアルは難しいということもあると思います。

ただ、リニューアルと言ってもフロア全体だけではありません。部分的なリニューアルでも快適なオフィス空間を実現することもできます。そこでここでは、場所ごとのリニューアル事例について見ていきましょう。

事例1：受付

受付は、イメージ作りにぴったりです。従業員だけでなく、お客様を迎える場所なので、企業らしい個性を出すことで、ブランディングや企業のアピールポイントにもなります。

オフィス全体のリニューアルが難しい場合は、まずは会社の玄関口である受付のリニューアルから検討してみるとよいかもしれません。

事例2：リフレッシュルーム

仕事をする上では、適度なリフレッシュが必要です。

リフレッシュルームのような人が集まれる場所を作れば、気分転換や気持ちの切り替えができ、社員の満足度がアップしやすくなります。その結果として、生産性の向上も期待できるでしょう。

事例3：会議室

会議室は、来客との打ち合わせだけでなく、社内のミーティングなどにも使う場所です。

リラックスできるような緑あふれる空間やプロジェクターを設置するなど、創造性を高められる環境や議論しやすいデザイン・レイアウトにすることで意見交換も活発になり、たくさんの新しいアイデアが生まれるきっかけを作ることができるでしょう。

オフィスのリニューアルにおける目的の重要性

企業が抱える課題を解決へ導いてくれるのがオフィスリニューアルの魅力です。

ただし、実際にオフィスのリニューアルをする際は、なぜ自社のオフィスのリニューアルをするのか、その目的を明らかにしてから行うことが重要と言えます。リニューアルと言っても部分的なのか、全体的に行うのかで、予算も検討事項も変わってくるからです。

また、オフィスのリニューアルは、業務効率や生産性の向上にも影響を与えます。企業によって課題や働きやすいデザインも異なり、それを実現するための「コンセプト」「レイアウト」「デザイン」も違うので、より良い環境にするためには明確な目的を持つことが大切です。

自社で対応しきれない時はオフィスリニューアルのプロに依頼

オフィスのリニューアルにおいて、目的を明確にすることが大事と分かっているものの、自社を客観的に評価して目的を把握するのは大変です。さらに、リニューアルのコンセプトやレイアウト、デザインも細かく決めていこうと思うと、さまざまな情報を収集する必要があり、時間も労力もかかります。もし、自社では対応しきれないという状況であれば、オフィスリニューアルのプロに任せましょう。

プロに任せたほうがよいと言える理由

オフィスのリニューアルを行う企業や業者へ任せると、担当者がヒアリングを行い、あなたのオフィスの現状や課題を把握し、現場を見てプランニングや設計をしてくれます。

オフィス移転はもちろん、既存オフィスのリニューアルも業務に支障のないよう配慮したスケジュールを考えてくれるケースがほとんどです。そのため、仕事や作業への影響を最小限に抑えた状態でリニューアルしたいと考える企業は、プロに頼むというのもひとつの選択肢と言えます。

入念に計画したプランニングを提示し、設計、内装工事・引渡しまでをサポートしてくれるので、初めてのオフィスリニューアルでも安心して任せることができるでしょう。

オフィス改装業者やリニューアルを行う企業選びのポイント4つ

オフィスリニューアルをプロに任せ、理想的な空間を手に入れたいと考えるのであれば、しっかりとニーズを満たしてくれる業者を選ぶことが大切です。

業者選びでは、特に次の4つのポイントに注目して選びましょう。

・提案力がある

自社の課題やニーズに応じた提案をしてくれているかは重要な判断基準です。ノウハウや実績の豊富さを目安にするとよいでしょう。

・法律を遵守している

オフィス空間は、消防法や建築基準法などの法律を考慮したデザインにする必要があります。そのため、建築系の法律に精通している業者がおすすめです。また、個人情報保護方針を掲げ、適切な管理を行う業者を選ぶというのもひとつのポイントでしょう。

・コスト対応力がある

大幅リニューアルになるとコストがかかるものです。スペックを重視しても、予算内で収まるようコストを意識した提案をしてくれるコスト対応力のある業者を選ぶようにしましょう。

・アフターサービスが充実している

万が一のことを考えると、完成後の保証や定期的なメンテナンスを行う業者を選ぶと安心です。

オフィスのリニューアルで課題を解決して自社らしいオフィス空間を実現しよう

オフィスのリニューアルで解決できる課題を紹介してきました。全面的なリニューアルだけでなく、部分的なリニューアルだけでも快適なオフィス空間の実現ができます。ただ、目的があいまいなままでは理想のオフィス空間にできない可能性があるため、オフィスリニューアルをすることが決まったら、目的を明確にするようにしましょう。

ただ、自社でオフィスリニューアルの全てを考え、対応するのは困難なことも多い状況です。オフィスリニューアルで失敗したくないと考えるのであれば、実績や経験の豊富なプロに任せてオフィスにおける課題を解決し、自社に合ったオフィスづくりをしましょう。

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