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職場改善

2021.12.27

業務の効率が上がるオフィスレイアウトとは?デスクの配置パターンなどをご紹介

業務の効率が上がるオフィスレイアウトとは?デスクの配置パターンなどをご紹介

オフィスを移転したり、リノベーションしたりする際に、オフィスレイアウトは非常に重要な要素です。オフィスのあり方が変わりつつある現在、オフィスレイアウトの形もさまざまです。また、働き方改革の影響で新しいワークスタイルを導入する企業が増加しています。レイアウト次第で従業員が働きやすくなり、業務の効率も上がります。この記事ではオフィスレイアウトを変えることで得られる効果や手順、注意点、デスクの配置パターン例など詳細な情報をご紹介します。

オフィスレイアウトを変えることで得られる効果とは

オフィスレイアウトを変えるには、相応のコストがかかります。しかし、オフィスレイアウトを変えると、オフィスの雰囲気が変わるともに多くの効果が期待できます。具体的にどのような効果があるのか、解説します。

従業員同士のコミュニケーション活性化

デスクの配置換えや新たなスペースをつくることで、従業員同士のコミュニケーションが活発になります。レイアウト方式によって差はありますが、少しレイアウトに工夫を加えるだけで大きな成果が期待できるでしょう。

多くの場合、オフィスで接する人は限られています。同じ部署、または席が近い隣の部署の人が多いのではないでしょうか。しかし、オフィスレイアウトを変えることで、普段は接する機会のない人とも交流するチャンスが増えます。従業員同士のコミュニケーションの活性化は、会社の雰囲気を一新する効果があるのです。

円滑なコミュニケーションは従業員の満足度アップにもつながります。

業務の効率アップにつながる

オフィスレイアウトを変更するうえで重視したいのは、働く環境をよくすることです。例えばデスクの配置を従業員が仕事をしやすいように変えるだけで、生産効率がアップします。さらに適度なコミュニケーションをとりやすくすることで、チーム間の連携が正しく行われ、ミスも減るでしょう。

また、オフィスレイアウトを変えることで仕事に集中しやすい環境がつくれます。個人で行う業務や高い集中力が必要な業務の場合、仕事がはかどり生産性がアップします。最初にコストがかかりますが、結果的には高い効果を得られるでしょう。

企業イメージの向上

会社にとってオフィスは、いわば「顔」です。オフィスの雰囲気が企業のイメージを決める場合があります。機能性やデザイン性に優れたオフィスは、従業員の満足度向上にとどまらず、自社のブランディングにも役立つでしょう。外部からオフィスを訪れた顧客やクライアントに好印象を与えます。

オフィスレイアウトの変更は企業イメージの向上につながる可能性を持っています。

デスクの配置パターン6種

オフィスレイアウトを決めるうえで最も重要といえるのがデスクの配置方法です。オフィスの広さや従業員の数、業種によって最適なデスクの配置パターンは異なります。代表的なデスクの配置パターン6種類をそれぞれご紹介します。

対向型レイアウト

「対向型レイアウト」は、部署ごとにデスクを一か所にかためて、従業員同士が向かい合わせに座る最もスタンダードなレイアウトです。デスクを島のように配置するため「島型レイアウト」とも呼ばれています。

同じ部署内の従業員が向かい合わせになっているため、コミュニケーションや情報共有がスムーズになり、グループでの仕事がはかどるメリットがあります。また、外部からのお客様がオフィスを訪れたときに部署の場所がわかりやすい点も便利です。一方で部署内以外の従業員とコミュニケーションをとる機会が少なくなります。

同じ種類のデスクを並べることが多く、見た目も統一感があります。さらに部署内の人員の増減にも対応しやすいレイアウトです。省スペースになるのでオフィスの空間を最大限に活用できます。

営業職や事務職などさまざまな職種に対応しており、汎用性が高いのも魅力です。しかし、従業員が向かい合わせになっていることで集中して仕事をしたり、プライバシーを確保したりするには向いていません。その場合、ローパーテーションでデスクの前面や側面を区切ってもよいでしょう。

背面型レイアウト

「背面型レイアウト」は、デスクを背中合わせに配置するレイアウトです。従業員同士は背中合わせのため、個人個人が仕事に集中できるのがメリットです。高い集中力が求められるITエンジニアや設計士、研究員、クリエイターなどの作業に適しています。前面にパーテーションを設置すれば、より集中しやすい環境がつくれます。

振り返るとチーム間で向かい合わせになるため、コミュニケーションがとれます。集中とコミュニケーションのどちらも両立できる理想的なレイアウトといえます。背面型レイアウトのデスクの中央に大きめのテーブルを置いてチームのミーティングスペースをつくってもよいでしょう。

デメリットとしては、広いスペースが必要なことがあげられます。その他、チームリーダーが個々の仕事の進捗状況を把握しにくい場合もあります。

同向型レイアウト

「同向型レイアウト」はすべてのデスクが同じ方向を向いているレイアウトです。大学の講義室のように全員が同じ方向を向いており「スクール式」や「並列式」とも呼ばれています。

オフィスレイアウトとしては比較的特殊な形式で、コミュニケーションよりは業務の効率化や従業員のプライバシーに重きをおいているレイアウトです。チームと連携するよりも個人が集中しやすい環境のため、お客様と対面で業務を行う銀行の窓口教務や個人での業務が多いコールセンターなどの業種に用いられています。その他、大会議場のデスクの配列も「同向型レイアウト」が多い傾向にあります。

また、管理者や責任者は同向型にレイアウトされた後ろに席を設けることで、全員の状態が把握しやすくなります。

クロス型レイアウト

「クロス型レイアウト」とは、デスクを縦横にクロスさせて配置する方法です。「十字型レイアウト」とも呼ばれます。具体的な事例をあげると、横に並べた複数のデスクで島を形成して90度ずつ回転させて配置し、中心に正方形のテーブルを置くことがあります。

各自の視線が合わないため、集中して作業できますが、隣を向けばコミュニケーションが可能です。

オフィスのスペース効率はあまりよくありませんが、デスクを縦横に配置することで通路がジグザグになり、動線が固定化されず従業員同士のコミュニケーションが活性化します。動線がある程度決まっているといつも同じメンバーとしか接する機会を得にくいのに対して、さまざまな人と接する機会が増えるためです。

ブーメラン型レイアウト

「ブーメラン型レイアウト」は、ブーメランデスクと呼ばれる120度の角度がついたデスクを使って、3台を亀甲状に並べるレイアウトです。一人一人の作業スペースが通常のデスクよりも広くとれるため、パソコンのディスプレイを複数置いても十分なスペースがあります。そのため、エンジニアやデザイナー、プログラマーなどの職種に適しています。

通常のデスクを並べて配置したときのように、各自の視線が合わず仕事に集中できる環境をつくるのに役立ちます。さらに「クロス型レイアウト」と同様に動線が均一にならずに、従業員間の交流が活性化します。

ブース型レイアウト

「ブース型レイアウト」は、デスクをパーテーションやパネルなどの仕切りで区切り、小部屋のようなブース型の個人空間を作る形式です。他の人の視線を気にせず、一人で仕事に没頭できるため、高い集中力が求められるプログラマーやデザイナーなどの専門職に適しています。周りを気にせず集中できる環境は、新たなアイデアを生み出しやすく、作業の効率もアップします。

その反面、周りとのコミュニケーションはとりづらい点がデメリットといえます。対策としては「背面型レイアウト」と組み合わせ、後ろを向けば他の人と気軽に交流できる環境をつくるのもよいでしょう。

「ブース型レイアウト」はこのあとご紹介する「フリーアドレス」や「ABW」など固定席を設けない運用方法には欠かせないものです。しかし、ブースを作るためのコストがかかり、ある程度のスペースも必要になります。

働き方に応じたデスクの運用方法

従来のオフィスではデスクは固定で、従業員は毎日同じ席に座って業務をこなすのが一般的でしたが、新しい働き方が増えるなかでオフィスのあり方も変わってきています。働き方に応じたデスクの運用方法をご紹介します。

フリーアドレス

「フリーアドレス」は、固定席を設けずにオフィス内の好きな場所で仕事をする新しい形のワークスタイルです。「フリーアドレス」には「完全フリーアドレス」と「グループアドレス」の2種類があります。

「完全フリーアドレス」ではオフィス内であれば、どこでも好きな時間に好きなエリアで仕事をします。毎日違う席につくため、当然、近くの席の人も変わります。部署や部門が違う人と接する機会が増え、多くの人とコミュニケーションがとれます。

「グループアドレス」は、グループごとに指定された範囲内の座席であれば、自由に座席を選べます。自由度は「完全フリーアドレス」にやや劣りますが、固定席に比べると新鮮な気持ちで仕事に臨めるでしょう。

2021年5月にコクヨマーケティングが発表した「オフィスや働き方に関する調査」における、フリーアドレスを実施している企業の割合は以下のとおりです。

  フリーアドレス導入率 フリーアドレス導入率
(導入予定を含む)
都市圏(※)・社員数100名未満 13.6% 22.3%
都市圏・社員数100名~299名 20.4% 31.1%
都市圏・300名~999名 28.2% 47.6%
その他・社員数100名未満 29.1% 35.0%
その他・社員数100名~299名 20.4% 32.0%
その他・300名~999名 26.2% 38.8%
総計 23.0% 34.5%

※「都市圏」は東京都・神奈川県・愛知県・大阪府・福岡県を指します。

出典:【コクヨマーケティング株式会社】オフィスや働き方に関する調査

都市圏の社員数300名~999名の企業では、導入予定を含めると47.6%とかなりの企業がフリーアドレスを導入していることがわかります。

フリーアドレスでは従業員の数だけ固定席を用意する必要がなく、オフィスのスペースを有効に活用できます。オフィスレイアウトも変更しやすく、人員の変更があったときや短期間のプロジェクトの進行も迅速に対応可能です。

固定席をなくした分で空いたスペースには少人数で打ち合わせができるミーティングスペースや仕事の合間にリフレッシュできるオフィスラウンジなどを設置するとよいでしょう。

ABW

「ABW」とは「Activity Based Working(アクティビティ・ベースド・ワーキング)」の略で、オランダの企業が発祥の新しいワークスタイルです。フリーアドレスと同様に働く場所を自分で選択でき、固定席を設けないのが特徴です。

フリーアドレスと異なる点は、ABWは働く場所がオフィス内に限られないこと。自宅やコワーキングスペース、カフェ、サテライトオフィスなど、さまざまな場所を選択できます。業務内容によって最適な作業場所は異なるため、フレキシブルに場所を変えることで最高のパフォーマンスが発揮できるのです。

もちろん、オフィスで仕事をするのも選択肢に入ります。ABWを導入する場合は、さまざまなタイプのデスクのレイアウトを取り入れるとよいでしょう。その他に集中ブースや面談ルーム、ミーティングスペース、カフェスペースなども多く導入されています。

ABWでは働く場所を従業員が自ら選択できることで、自律的に業務に取り組むようになる効果があります。さらにオフィスで働く人が密集しないため、感染症対策に効果的です。

オフィスレイアウトを変える際の手順

オフィスレイアウトを決める際には、ステップにそって慎重に進めていくとよいでしょう。オフィスレイアウトを変える手順は次のとおりです。

  • 1.現状の問題点の洗い出し
  • 2.オフィスレイアウトの目的を明確にする
  • 3.ゾーニングを行う
  • 4.トレンドを取り入れる

それぞれについて詳しく解説します。

現状の問題点の洗い出し

まずは現状のオフィスレイアウトの問題点を洗い出すことから始めます。企業側の意見だけでなく、実際にオフィスで働いている従業員の意見を聞くとよいでしょう。具体的には次のような問題点が考えられます。

  • ・従業員同士のコミュニケーションがとりにくい
  • ・オフィスの動線が悪くて使いづらい
  • ・今のデスクでは集中しにくい

その他、会社によって改善点はさまざまにあるでしょう。問題点の内容を正確に把握できれば、改善に向けて計画をたてやすくなります。

オフィスレイアウトの目的を明確にする

オフィスが抱える問題点が分かったら、オフィスレイアウトを変えるための目的を明確にしていきます。例えばコミュニケーションがとりにくいという問題点がある場合は、デスクの配置を変えたり、他部署の人とも交流できるオフィスラウンジを設けたりと、コミュニケーション活性化に向けて考えるようにしましょう。

ゾーニングを行う

オフィスレイアウトのイメージができれば、部署の配置や会議室、休憩室などの場所を決めるゾーニングを行います。各部署の業務を考慮して、連携が密に必要な部署は近くに配置するとよいでしょう。

さらにオフィス内の動線も大切なポイントです。従業員が利用しやすく、作業効率のよいオフィスレイアウトを検討しましょう。

トレンドを取り入れる

オフィスレイアウトを変える際にはトレンドを取り入れることも大切です。次のようなスペースやエリアをつくるのがおすすめです。

  • ・フリーアドレスやABWを導入したオフィスレイアウト
  • ・カフェスペースやライブラリーの設置
  • ・オフィス内に自然を取り入れたバイオフィリックデザインを採用
  • ・ソーシャルディスタンスに配慮したオフィスレイアウト

最新トレンドの提案などをしてくれる専門の業者やプロに相談するのもよいでしょう。快適なオフィスレイアウトは、従業員の満足度や仕事に対するモチベーションも上がる効果が期待できます。

オフィスレイアウトを変更する際のポイント

トレンドに沿ったおしゃれで快適なオフィスレイアウトは、企業側も従業員も理想とするところですが、注意しておきたいポイントがあります。見落としがちなポイントについて解説します。

法令を遵守する

オフィスレイアウトを変えるメリットは数多くありますが、法令を遵守することも大切です。オフィスレイアウトに関する代表的な法令には「建築基準法」「消防法」「労働安全衛生法」などがあり、すべてクリアしなくてはなりません。

せっかく快適なオフィスレイアウトが決まっても、法令に反している場合、またデザインやゾーニングのやり直しになってしまいます。オフィスレイアウト変更のプロジェクトの早い段階で弁護士や法務コンサルタントなどの専門家や会社の法務担当者に相談して、法令を確認しながら進めていきましょう。

快適なスペースの確保

働きやすさを追求したオフィスレイアウトには、動線を考慮しながら快適に業務が行えるよう、十分なスペースの確保が必要です。デスクまわりや通路、収納スペースなど動きやすさを考えて計画をたてましょう。

オフィスレイアウトの基準寸法

オフィスレイアウトを決める際には先にもご紹介したように「建築基準法」「消防法」「労働安全衛生法」などの法令にそった基準となる広さや幅を考慮する必要があります。オフィスレイアウトで必要な基準寸法について解説します。

オフィス内の通路幅

オフィスの通路は業務をこなすうえでの動線としてだけでなく、避難経路としての役割をもっています。JOIFA(日本オフィス家具協会)では、通路を大人一人通るには最低でも60cmが必要と推奨しています。大人二人がすれ違うことを想定すれば、避難経路は120cm以上が必要です。

オフィス内をパーテーションやラックなどで仕切って小部屋を作る場合は、面積が200平方m(地下の場合は100平方m)を超えると通路が120cm以上必要と「建築基準法施行令第119条(廊下)」で定められています。また、両側を居室として使用している場合は160cm以上の幅を確保しなければなりません。設計をするときは最新の法令をチェックするようにしましょう。

また、快適さを追求するなら壁やパーテーションで圧迫感がないよう、広めにスペースをとることをおすすめします。

出典:【一般社団法人日本オフィス家具協会】
出典:【e-Gov法令検索】建築基準法施行令第119条(廊下)

執務スペースの通路幅

執務スペースの基準寸法は、デスクの配置パターンや壁の向きとなどによって異なります。デスクを横並びにする対向型レイアウトなどの場合、デスクとデスクの間は90cm以上あればよいとされていますが、ゆったりと使いやすくするためにJOIFA(日本オフィス家具協会)が推奨している120cm以上はとりましょう。

デスクを背中合わせにする場合は、チェアの可動域や人の動きなどを考慮して180cm以上の幅をとります。あまりにも狭い幅だとチェア同士がぶつかったり、人が通りにくかったりするため、十分なスペースをとるように設計するとよいでしょう。

デスクと壁の幅は、配置パターンによって異なります。壁に向かって垂直に並んでいるデスクの場合は120cm、壁に背中を向けている場合は140cm必要です。ただし、セキュリティの観点から後ろをなるべく人が通らないようにあえて狭くする場合もあります。

壁ぞいに収納家具を設置している場合は、資料を取り出すために扉を開けたりしゃがみこんだりすることを考えて、デスクからの幅は135~140cm以上が必要です。

会議室の基準寸法

会議室は大小にかかわらず、基準寸法があります。会議室は性質上、執務スペースに比べて人の往来が少ないため、壁とデスクの間の幅は大人一人が通れる60~95cmあれば十分でしょう。

会議室の壁際にホワイトボードやスクリーンなどがある場合、人が通れる幅とデスクに座っている人が前面のボードを見やすい幅を考慮して105cmほどのスペースを確保しましょう。会議室のデスクの配置パターンが同向型レイアウトでは、前後のデスク間の幅は人が通れる95cm程度が必要です。

最近のオフィスレイアウトでは簡単なミーティングスペースが執務室内に設けられていることが多く、その場合は執務室の通路幅に合わせて設置するとよいでしょう。

オフィスレイアウトに合った家具選び

オフィスレイアウトを変えるうえで欠かせないのがデスクをはじめとする家具選びです。代表的なオフィス家具であるデスクやチェア、収納キャビネットの選び方をご紹介します。

デスク

デスク選びはオフィスレイアウトを変えるうえで最も重要な要素のひとつといえます。一人で使用する一般的なオフィスデスクは幅が120cm、奥行きが60~70cmです。さらに「労働安全衛生規則」では次のように定めています。

「事業者は、労働者を常時就業させる屋内作業場の気積を、設備の占める容積及び床面から四メートルをこえる高さにある空間を除き、労働者一人について、十立方メートル以上としなければならない」

出典:【中央労働災害防止協会】「労働安全衛生規則」第三編 第三章 気積及び換気

つまり一人あたり10立方mの面積が必要なのです。オフィスの天井高を考慮してワークスペースを割り出し、デスクを選びましょう。もちろん働きやすさも必要ですので、業務内容やデスクの配置パターンを考慮する必要があります。

キャビネット付きのデスクは収納力があって使い勝手がよいのですが、フリーアドレスやABWを取り入れているならデスクとチェアだけでスッキリとレイアウトするのもよいでしょう。

チェア

快適さを考えるうえでチェア選びも大切です。長時間座っていても疲れない機能性の高いものを選ぶのがベストですが、数が多い分コストも高くつきます。予算や必要数を考えて選びましょう。

収納キャビネット

個人のデスクでは収納しきれないものは収納キャビネットに保管しておくのがベストです。扉のないオープンなキャビネットは中のものがすぐ取り出せるメリットがありますが、顧客の個人情報や社外秘の書類などは鍵付きのキャビネットに収納しましょう。収納するものによって使い分けをしてもよいでしょう。

レイアウトを変えて快適なオフィスを

オフィスレイアウトを変えるのは大変な作業でコストもかかりますが、それだけ大きな効果が得られます。従業員が快適に働ける環境を目指してオフィスレイアウトを検討しましょう。快適なオフィスでは従業員も気持ちよく働け、モチベーションもアップします。新しいワークスタイルなども取り入れて、素晴らしいオフィスをつくりましょう。

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