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テレワーク

2021.05.31

テレワークの「監視」は社員のストレス!「監視」にならない「管理」の考え方とは

この記事では、社員がストレスを感じることなく、テレワークの生産性を向上させる管理の方法や考え方を解説していきます。社員のテレワークを管理する際にはいくつか気をつけなければいけないポイントがあります。あまりにも過剰に管理してしまうと、社員は「監視されている」と感じてストレスになってしまいますし、かといって放っておくと「過重労働」や「さぼり」の原因になる場合もあります。果たして「監視」にならない最適な「管理」とはいったいどのようなことを指すのでしょうか。

「監視」にならないテレワークの「管理」とは?
気をつけないといけないこととは?

テレワークの管理と聞くと「社員がさぼっていないか監視している」ととらえがちですが、そうではありません。業務を管理して情報の漏洩を防ぐ、また、社員としての自覚を促し、社内のルールを順守させるということが最大の目的なのです。 しかし、管理する際には「監視」と受け取られないように気をつけなければいけないポイントがいくつかあります。

「管理」をしすぎて「監視」にしない

管理者が「管理」することばかりに意識を集中させてしまうと、自らの業務がまったく進まない…となり、本末転倒です。社員からは「管理」ではなく、「監視」されていると受け止められる恐れもあります。「管理」にばかり時間をとられて「監視」にならないように心がけましょう。

勤怠状況はしっかりと管理する

オフィス外の勤務は、勤怠状況の把握が困難です。社員が遅刻や欠勤をしていないか、また適切な残業代が支給されているか把握するためにも、勤怠状況はしっかり管理しておきましょう。勤怠管理は「監視」ではありません。

情報漏洩に気をつける

テレワークはセキュリティ対策を万全にしてから行うようにしましょう。特に、社外秘のデータや書類などを扱っている社員には、「監視」にならないように気をつけた上で、適切な「管理」が必要です。管理者も画面を開いたまま離席しない、公共のWi-Fiは使わないなど、十分な対策をとって情報を漏洩しないよう気をつけましょう。自分で自分を「監視」することが適切な「管理」につながります。

プライバシーを侵害しない

多くの社員は在宅でテレワーク勤務をしています。プライベートな情報が目に入ったとしても、反応しないようにしましょう。社員のプライベートに過剰に口出しをしてしまうと、プライバシー侵害にあたります。また社員が「監視」されていると感じることもあり、仕事の士気も下がってしまいます。

過剰な「管理」は「監視」になり社員のストレスになる可能性も

テレワーク時の行き過ぎた「管理」が「監視」となり、最近問題になっています。「監視」として受け止められると、社員のストレスになり、業務に支障をきたしてしまう恐れがあるので気をつけなければいけません。

過剰な「管理」=「監視」の例は?

例えばリモート用のカメラを利用して、常時社員のテレワークの様子を監視する、ネットのツールを利用して、トイレや食事の時間まで細かく監視をするなどが、過剰な管理=「監視」の例として挙げられます。あまりに過剰に「管理」し、「監視」になってしまうことで、社員は「疑われている」「信頼されていない」と、会社に対する不信感を募らせてしまい、最悪の場合会社を辞めてしまいかねません。

社員が監視対策を行うようになる

さらに、過剰な「管理」が「監視」になると、社員は「監視から逃れる方法」を講じるようになります。こうなると、社員と管理者の間での信頼関係はゼロに等しくなってしまいます。行き過ぎた「管理」=「監視」は社員のストレスになるばかりか、信頼関係の崩壊につながり、結果として会社にとってマイナスにしかならない、ということを肝に銘じておきましょう。

適切なツールで、監視にならない管理体制を

テレワークの管理は、「社員の監視」ではなく「社員の安全やセキュリティの確保のために」という意識を持って行う必要があります。そのためにも、今一度現在の管理体制や管理ツールが果たして最適なものであるかを見直し、監視にならない管理体制にしていきましょう。

おすすめの管理ツール

例えば、パソコンやスマホなど、さまざまなデバイスからアクセス可能な時間管理ツールを利用して、チームで予定を共有するのがおすすめです。自分の1日のタイムスケジュールやタスクを報告すると同時に、ほかの仲間の1日のスケジュールも確認することができます。

また、パソコンのWEBカメラを遠隔操作することで出勤などの勤怠状況や業務状況を確認できるツールや使用中のアプリの稼働状況を確認できるツールもあります。

さらに、チャットツールを使用すれば日報の送信ができるだけでなく、コミュニケーションも円滑にとることができるでしょう。

いずれのツールを使用するときも大切なのは、社員のモチベーションを下げずに、適切な管理を行うことです。例えば出勤時、休憩時、退勤時など、ポイントポイントで社員が「離席します」「戻りました」とチャットツールで報告します。管理者は報告があったときのみWEBカメラで確認し、「確認しました」と伝えます。また、タイムスケジュールを確認して業務におおよその区切りがつきそうな時間に進捗状況を尋ねるようにするのです。

極端な話をすれば、頻繁に使用しなくても、これらのツールを導入するだけで、社員は「見守られている」という安心感と「見られているかもしれない」という緊張感を同時に意識し、過剰な管理=監視につながることなく、「過重労働」や「さぼり」を抑止する効果があるのでおすすめです。

管理体制の見直しとは?

テレワークとオフィス勤務では勤務形態が大きく異なります。社員にテレワークを課すときは、同時に管理体制もしっかりと見直すようにしましょう。オフィスでは、全員で協力してひとつの仕事を成し遂げる「メンバーシップ型」の雇用形態が基本となっています。しかし、テレワークで「メンバーシップ型」を導入してしまうと、「誰がどこまでやればいいのか」が不明瞭になり、管理側も個人個人の業務の把握が難しくなってしまいます。

そこでテレワークでは「ジョブ型」のマネジメントを導入するのもひとつの方法です。ひとりひとりに業務を割り当てることで、タスクや進捗状況もわかりやすくなるでしょう。

「やらせる」から自発的に「やる」へ

テレワークで必要なことのひとつが、業務への意欲です。自らやる気と責任感を持って業務を行うようになれば、管理者が過剰な「管理」を行い、「監視」につながるリスクが低くなります。では、社員が自発的に業務を行うようにするには、どのような方法があるでしょう。

可視化ツールの効果

テレワークのやる気を促す方法のひとつに、「業務の可視化」があります。ツールを利用して業務を可視化することによって、管理者は各メンバーの仕事の進捗状況が一目瞭然です。また、社員も自身の仕事内容やその成果を管理者に知ってもらえるので、やりがいが出てくるでしょう。

また、仕事の可視化ツールとしてオンライン会議を導入することもひとつの方法です。社員同士がお互いの業務を把握することができますし、コミュニケーションの場としても有効です。WEB上に仮想のオフィスを構築し、実際に出勤する感覚で仕事ができる「バーチャルオフィス」を利用すれば一体感も生まれ、業務に対する責任感もさらに強まることでしょう。

組織ネットワーク分析とは

テレワークの導入によって、管理者は、オフィス勤務とはまた違った観点から社員のサポートや評価を行わなければなりません。前例がない中で、どのように社員を適正に評価し、適材適所で働いてもらうか、また優秀な人材に活躍してもらうのかに頭を悩ませている管理者も少なくないでしょう。そんな課題に取り組んでいる管理者に注目を集めているのが「組織ネットワーク分析」です。

これは、社員の言動や振る舞いから、その人が会社でどのような立ち位置にいて、どう働いているのかを分析する方法です。テレワークにおいては、社員のメールやドキュメント編集、チャット情報などからデータを分析することで、高パフォーマンスチームを形成したり、従業員のスムーズな育成やモチベーションアップに役立てたりすることができます。さらに社内だけでなく、社外や顧客とのコミュニケーションの促進や改善に役立てることができるのです。

まとめ

テレワーク環境下で社員を「管理」するというと、どうしても「監視」ととらえ、ネガティブな印象を社員に与えてしまいがちです。しかし、「管理」を適切なツールを利用して行えば、社員の仕事のモチベーションアップにもつながる非常に重要な役割を担っています。「監視」ではなく、正しい「管理」の方法で社員のやる気と生産性を向上させることが大切です。