オフィスの生産性を上げるポイントはどこにある？労働効率を高める働き方を目指そう

オフィス内の限られた人数・限られた時間で企業の業績を上げるには、生産性を上げていく取り組みが求められます。働き方改革でも、生産性の向上が課題のひとつとして取り上げられています。

生産性を上げるためには企業が取り組みを実施し、労働効率を高めることが重要です。そのためにはどのような対策をとると良いのか、今回の記事で解説します。

生産性を上げるには、オフィス環境を整えるのが第一

「生産性を上げる」とは、限られた経営資源（労働力・物など）を有効活用し、大きな成果を出す行為を指します。

生産性を上げるためには、集中して業務に取り組む姿勢が必要ですが、業務を行うデスクの上が散らかっていたら、果たして業務は効率的に進められるでしょうか。

散らかったデスクでは業務に集中できない

デスクが散らかったままでは、おそらくほとんどの人が業務に集中できないでしょう。さらに、イライラする気持ちがつのり、ストレスの元にもなってしまいます。

業務に集中するには、デスクの上をきちんと整理してから始めるようにしましょう。

生産性が落ちる理由はほかにもある

散らかったデスク以外にも、生産性が落ちる原因は複数考えられます。

長時間労働は、日本の企業が生産性を上げられない大きな原因となっています。他の先進国から見ても、日本の長時間労働は異常だと言われるほどです。

長時間労働では、疲労が溜まることで集中力や判断力が低下し、生産性が落ちてしまいます。さらに、この労働にかかるコスト（残業代・水道光熱費など）も見逃してはいけません。

個人と部署の間で、作業スピードが異なると、作業が遅い人に合わせることが多くなり、早い人の負担が増える結果につながるため、モチベーションが下がり生産性が落ちる状況も懸念されます。

複数の作業を同時に行う「マルチタスク」も、集中力を低下させ、生産性を落とします。人間の脳は、マルチタスクに向いておらず、実は同時に作業を行っているのではなく、脳が高速で処理タスクを切り替えているのです。

ミスが出やすくなったり考えがまとまらなくなったりするのも、自然な流れと言えるでしょう。

フリーアドレス制にする場合は、新型コロナウイルスへの対策を万全にする必要がある

フリーアドレス制とは、オフィスでの座席を固定せずに、自由な席に座る方式を言います。

企業によって、フリーアドレス制の導入によって生産性が上がるところと下がるところがあるため、導入前に慎重な検討が必要です。

フリーアドレス制は、コミュニケーションを活性化し、働く人の意識を高めることで生産性を上げる目的があります。ただし、昨今の新型コロナウイルスの影響で、消毒や座席間隔の確保、利用状況の記録などの接触感染防止対策が、厚生労働省の安全衛生委員会から「職場における新型コロナウイルス感染症の拡大を防止するためのチェックリスト」として周知されています。
フリーアドレス制を導入する際には、このチェックリストなども活用しましょう。

テレワークを行うときに、生産性が下がることがある

多くの企業で導入が進んでいるテレワークですが、オフィス以外の場所で仕事をするため、業務において生産性の低下が懸念されています。それには、次のような理由があげられています。

コミュニケーションが取りづらい

オフィスで仕事をしていれば、相談したいことがあったりトラブルが起こったりしたときも素早くコミュニケーションを取ることができました。

しかし、テレワークでは、各々が異なる場所で仕事をしており、相談をしようと思っても時間がかかってしまいます。

また、情報共有をするにも壁が高くなり、雑談などもしづらいことから、生産性の低下につながりかねません。

この状況を打破するためには、コミュニケーションツールの利用や、定期的に顔を合わせる機会を設けるなどの対策が必要です。

業務の進捗状況や労働環境を把握しづらい

オフィスでは、従業員が働く様子を直接見ることができます。しかし、テレワークではそれができないため、勤務時間が守られなかったり業務時間中に他事を行う従業員が出たりする問題が考えられます。

また、テレワークの多くは自宅で仕事をするため、仕事とプライベートの区別がつけにくく長時間労働になりやすいのも、テレワークの注意点です。

仕事をしている時間はツールをONにしたり、カメラを使って遠隔で仕事の様子を確認したりすると、進捗状況が一目で確認できるので便利です。

さらに、評価制度を設け、時間だけでなく勤務態度を可視化できるようにし、企業全体で生産性の向上に取り組んでいきましょう。

働き方改革を進め、生産性を上げていこう

最初に紹介したように、働き方改革の課題のひとつが生産性向上だと言われています。そのためには、次のような取り組みを進めていくのが重要です。

長時間労働の是正が急務

まず、日本全体で抱えている問題である長時間労働の是正が急がれます。諸外国では、1人あたりの労働時間が短い国ほど、労働生産性も高いことが分かっています。

長時間労働を是正することで、従業員のモチベーションが高まる・企業に優秀な人材が集まりやすくなる・離職率が下がり、採用・研修コストを抑えられるなど、多くのメリットが受けられます。

長時間労働を減らして生産性を上げるには、密度の高い仕事が求められます。業務の中断を減らしたり、集中できる環境を整えるなど、時間の削減を意識するようにしましょう。

国の補助金制度を利用する

生産性を向上させるために、国も補助金制度を設けています。
厚生労働省は、「業務改善助成金」の制度を設け、最低賃金を一定以上引き上げ、設備投資を行った企業に対して、費用の一部を助成しています。

さらに、「人材開発支援助成金」の制度もあり、従業員の職業能力開発に取り組んだ場合に、経費や賃金が一部助成されるものです。

これらの助成金を活用することで、企業負担を減らしつつ生産性の向上が期待できます。

オフィスチェア・デスクの機能を重視する

オフィスチェアおよびデスクは、1日のうち体に触れる時間が最も長く、選ぶ製品によって業務効率が大幅に変わります。この点を重視し、身体に合った幅・高さのデスクや、長時間座っても疲れにくいチェアを選びましょう。

近年では、人間の身体構造に最適な設計のチェアも増えており、注目を集めています。どのチェアが快適だと感じるのかは、個人差が大きいため、できるだけ店頭で座って選ぶと安心です。

ABWの導入も効果的

ABWとは、「Activity Based Working」の略であり、仕事内容によって働く場所を選ぶというものです。欧米の企業では導入が進んでおり、個人のパフォーマンスを最大限に活かし生産性を高める目的があります。

例えば、集中して作業したいときは静かな個室、ミーティングを開くときはリラックスできるソファを使うなど、さまざまな働き方ができるようになるのです。

ABWが導入された目的も生産性向上にあり、働き方改革の流れに乗って考え方が浸透していきました。座席選択ができるという点では、フリーアドレスと共通しているのですが、ABWは仕事内容によって選べる点で業務効率化に役立てることができます。

まとめ

生産性向上は、達成が難しいように思えますが、今回紹介した対策を進めていけば、決してできない取り組みではありません。オフィスの環境を整え、労働効率を上げながら生産性も高めていきましょう。