オフィスでの効果的なコミュニケーションとは？

オフィスで行う業務は、その多くが部署を中心として行われます。部署で協力して業務を進めるためには、従業員同士がいつでも協力できる環境を整備しておく必要があります。

そのため、コミュニケーションが重要視されます。従業員同士が積極的にコミュニケーションをとることで、企業に活気を生み出すことができるのです。

今回の記事で、オフィス内でのコミュニケーションについて解説しますので、ぜひ最後までご一読ください。

オフィスコミュニケーションはこんなに重要！

最初に、コミュニケーションを重視することで得られるメリットを解説します。

情報共有をすることで、業務効率化が図れる

同じ企業の中で同じ業務を担当していても、人によって入ってくる情報が異なることがあります。情報の中には、業務上知っておくべき内容もあり、情報を共有すると部署の全員で共通認識が持てるうえ、進捗状況の把握ができます。

さらに、業務報告も上げやすくなることから、効率良く業務を進める方法を全員で模索できるようになります。

部署内でコミュニケーションをとることで得意な業務なども把握でき、業務の割り振りが適切に行えるようになります。

オフィス内の雰囲気が良くなる

コミュニケーションをとることで、情報共有のみならず自分の考えを伝えやすい雰囲気が形成できます。これにより、従業員同士での風通しが良くなり、オフィス内の雰囲気を改善できます。

他部署とのコミュニケーションでは、社内の問題点が見つかることも

コミュニケーションは自部署だけではなく、他部署間・もしくは経営陣と従業員の間で行うのも大変有効な手段です。自部署だけでのやり取りでは気づきにくい問題点も、他部署のメンバーによって違った目線で意見がもらえます。

オフィスコミュニケーションを最重視している人が最も多い

オフィス関連事業を展開する株式会社内田洋行は、新型コロナウイルスの感染拡大によってテレワークの導入および利用拡大をした企業を対象に、テレワーク時代におけるオフィスのあり方について実態、課題を調査しました。

この調査の中で、業務や環境の見直し、変更をした内容の回答でもっと多かったものは「社内外のコミュニケーション方法」でした。コロナ禍において対面の機会が激減した分、対面以外でのコミュニケーションを求める人の多さが分かります。

インフォーマルコミュニケーションはこんなに大事！

「インフォーマルコミュニケーション」とは、組織や集団の中で発生する、偶発的な出会いの中でのコミュニケーションをさします。会議などを意味する「フォーマルコミュニケーション」の対義語であり、分かりやすく言うと雑談や立ち話などが当てはまります。

会議では、あらかじめ議題が決まっており、資料が配られて決められた進行内容で行われるため、堅苦しい雰囲気になりがちです。

雑談や立ち話では、このようなフォーマルの場と異なり、比較的フランクに話すことができ、会話の中で突然アイディアが生まれることもあります。このアイディアは柔軟な内容が多く、ビジネスにおいて重視されるようになってきました。

インフォーマルコミュニケーションを、より意義深いものにするには、所属部署以外のさまざまな人と話すチャンスを作ったり、時間や場所のコントロールが可能なオフィス環境を整備したりすることが大切です。この取り組みにより、雑談の効果が高まっていきます。

オフィスコミュニケーションを活発にするための手段は？

オフィスコミュニケーションが、企業に大きなメリットをもたらすことをご理解いただけたかと思います。では、コミュニケーションを活発にするために、どのような手段が効果的なのかを見てみましょう。

デスクレイアウトを工夫する（ジグザグ、円状など）

これまでのような、部署ごとでひとつの島を作ってデスクレイアウトを行う「島型レイアウト」では、決まったメンバー以外と会話をする機会が減り、企業全体での連携がとりにくくなります。

近年オフィスで増えているレイアウトは、机と椅子をジグザグ状に置き社員同士が話しやすくする形式や、円状にしてオフィスを歩き回れるなどの形式です。さらに、部署ごとにエリアを分けず、同じフロアに席を並べると、部署を超えた交流がしやすくなります。

パーティションをなくす

隣の人との間に置かれていたパーティションをなくすことで、周囲とのコミュニケーションがとりやすい環境を整えることができます。

研修などを通してチームワークを高める

研修は、社員教育になるうえ、同期や同僚のコミュニケーションを高めるのにとても有効な手段です。さまざまな種類がある研修のうち、特に効果があるとされているのが「グループワーク」です。参加者を数人ずつに分け、テーマに従って共同作業を行います。

グループワークの実施で、チームワークやチームプレイのスキルが身につき、コミュニケーションの促進にもつながります。

コミュニケーションツールを導入する

近年、社内でのコミュニケーションに特化したWebツールを導入する企業が増えてきました。部署の取り組みや自分の意見などを発信して、オフィスで顔を合わせるのが難しい部署の様子を見える化したものです。

SNSやWebを使い慣れていれば、このようなツールが社内に浸透するまでさほど時間はかからないでしょう。

近年取り入れられているコミュニケーションスペースの特徴は？

単なる休憩所にとどまらず、目的によってさまざまなコミュニケーションスペースが設けられるようになりました。このようなスペースを作ることで、就活生に好印象を与える効果もあります。それぞれのスペースについて、簡単に解説します。

カフェスペース

これまでの休憩室に最も近いスペースですが、さらなるリラックスやリフレッシュ効果が期待できるよう工夫されている空間です。座り心地の良い椅子やベンチ、こだわりのテーブルなどが置かれています。

ミーティングスペース

特別な予約や準備が不要で、いつでも気軽に打ち合わせができるスペースです。良いアイディアが思いついたら、その場で行動に移せるため、発想が新鮮なうちに計画を進められます。

オープンスペース

多目的スペースをさすことが多くなっています。リフレッシュだけでなく、時に簡単なミーティングや勉強会なども行われます。

社内イベントの実施には入念な準備が必要

従業員同士の交流を目的として、社内イベントを開催することもあるでしょう。実施するのはとても意義のあることなのですが、注意すべき点もあります。

コミュニケーションの場となるはずが、方法次第で逆効果

社内イベントは、コミュニケーションの場とするために企画しますが、業務時間外で従業員を拘束することになります。イベントが成功すればいいのですが、万が一失敗した場合に周囲から不満の声が出るのは覚悟しておくべきでしょう。

目的を明確にするのが大切

イベントを実施する場合には、企画の目的や趣旨をはっきりとさせ、従業員が納得したうえで企画を進めていく必要があります。ただ時間を費やすだけだと従業員が感じないように、メリットを全面的に打ちだすことが重要です。

まとめ

オフィスでのコミュニケーションを積極的にとることで、新たな気づきが増え、企業の発展に大きく寄与できる可能性が高まります。昨今の事情で、コミュニケーションの重要性が再認識されており、今後もさらに注目されていくことでしょう。