1 開始時間と終了時間の設定

開始時間と終了時間を明確に告知しておくことが重要です。終了時間を決めることで、開始時間も守られる習慣がついてきます。また、何時までに終わるのかがわかれば、その後の仕事の予定の計画もスムーズに立てられます。ダラダラした打ち合わせを防ぐために、全員で時間を認識しておきましょう。

2 目的とゴールを設定

「何の目的で集まるのか？」「何を決めたらゴールなのか？」等を明確にし、打ち合わせにのぞむ必要があります。目的を明確にしておけば、メンバー間で共通認識が保たれ、目的をぶらさず意見やアイデアを出すことができるようになります。

3 自由な意見が言える雰囲気作り

参加者が自由に発言をしたり、深く聞くなどして、アウトプットを出しやすい雰囲気を作っていくのが理想的ですが、自由気ままに話すと収集がつかなくなりがちです。そんなときでも目的をぶらさず話題の流れを作れる司会進行役を置くようにしましょう。

4 決定事項と課題を確認する

「今日は何を決めたか」を全員が確認して終わります。決定事項や継続討議事項を簡潔にまとめ、次回の課題や役割分担を明確にしておきましょう。後日「そんなこと言ってたっけ？」という事態が起こらないように議事録を執り、メンバー間で共有しましょう。