1 電話に出る

電話がかかってきたら３コール以内に取りましょう。それ以上待たせてしまった場合は「お待たせいたしました」と、一言お詫びを。電話では、相手の姿が見えないからこそ、明るく、丁寧に話しましょう。

2 担当者へ取り次ぐ

取り次ぎは、保留ボタンを押して、担当者に相手の会社名、氏名、用件を伝え替わります。担当者が不在のときは、席に戻る時間を伝えた後「いかがいたしましょうか？」と相手の意向を伺うようにしましょう。

3 伝言を承る場合

伝言を承るときは、相手の会社名、名前、用件を復唱・確認してメモします。電話を受けた時間、自分の名前も記入して伝言メモを担当者の机の上においておきます。

4 電話を切る

時と場合によりますが、電話はかけた方から切るのがマナーです。切るときはガチャンと切ると相手を不愉快にさせるので、受話器は静かに置くようにしましょう。