健康経営

2021.05.28

生産性を可視化して業務効率を高めよう!現状を把握し、課題を見つける方法とは?

生産性を可視化して業務効率を高めよう!現状を把握し、課題を見つける方法とは?

日本が国をあげて行っている取り組みのひとつに、「働き方改革」があります。適切な働き方改革を行うには、生産性の向上が必須ですが、具体的に生産性が目で見て分かるようにすると実行に移しやすくなります。

今回の記事では、生産性をどのように把握し、また業務の効率化をどう進めていくのかを解説します。

「見える化」と「可視化」は似て非なるもの

業務効率化を進めていくなかで、「見える化」と「可視化」という言葉を耳にすることがあるでしょう。生産・営業・経営など、さまざまな場面でこの言葉が使われています。しかし、2つの言葉の意味は似ているものの全く異なる目的を持っています。

「見える化」は、見たくなくても見える

「見える化」は、「在庫をすぐ確認できるようにしておく」との意味で用いられる言葉です。さらに、見るつもりはなくとも、データなどがディスプレイに常に表示して、自然と視界に入ってくるような状態にしておくことも、「見える化」に含まれます。1998年に、トヨタ自動車が発表した文献に登場して、世に広まりました。

「見える化」システムの構築は、生産ラインでのトラブルを素早く発見して対応することが目的でしたが、現在では、生産ライン以外でも広く使われるようになっています。

このことから、「見える化」は、見た人が進んで改善を提案・実行する取り組みや、問題発生を未然に防ぐ対策なども含まれているのです。

「可視化」は、見たいときにしか見られない

見える化に対して、「可視化」は自分から「見る」という行動を起こさないと見られない状態になっていることを指します。パソコンの画面を立ち上げてデータを確認することも「可視化」です。

また、グラフや映像などを用いて、目に見えないものを形にすることで見えるようにするのも「可視化」と呼ばれるため、「ビジュアライゼーション(visualization)」と言われることもあります。

働き方を可視化することで業務実態が把握でき、生産性を上げられるようになる

勤務時間は数値で確かめることが可能ですが、生産性や働き方そのものは目で見ることができません。具体的に数値やグラフなどを使って可視化することで、現状の業務実態の理解が深まり、生産性向上へと繋がります。

パソコンやアプリの使用時間が可視化でき、労務管理が可能となる

日々の業務で、パソコンやアプリケーションの利用が欠かせない企業は多いかと思います。労務管理の第一歩として、パソコンに専用ソフトをインストールし、パソコンの使用時間を可視化する手段があります。

さらに、各アプリケーションの使用状況も把握できることで、改善すべき課題が見え、その後の取り組みにつなげられるようになるでしょう。

労務管理の重要性を認識している社員が多くとも、目指す方向性が社内で異なっていると、適切な改善がなされない恐れがあります。可視化することで、社内全体で方向性を統一化できるようになり、課題解決のヒントに結び付けられるのです。

テレワークにおける快適な環境を提供できる

パソコンの使用時間の可視化は、テレワークにおいて特に重要な役割を果たします。オフィスとは異なり、テレワークでは業務中の様子が確認しにくいものです。

使用時間を可視化できるようにすることで、テレワークでの勤務実態が的確に把握可能となり、労務管理に役立てられます。さらに、社員自らが労働時間や業務内容を振り返り、生産性を高める取り組みにもつなげられるのです。

働き方の可視化に加え、仕事の質を高めることも重要

業務効率を高めるには、これまで解説した可視化を進めるのに加えて、仕事そのものの質を高める意識を持つことも重要です。具体的にできる取り組みには、どのようなものがあるのでしょうか。

不要な業務の整理

まず、現状の業務を振り返り、不要な業務がないかどうかを確かめてみましょう。書類作成で重複している内容はないか、あまり読まれないメールを作成していないか、ミーティング時間を必要以上に費やしていないかなど、改善できるポイントが浮かび上がってくるかと思います。

振り返り結果をもとに、社員がそれぞれ業務を整理していくことで、業務効率化成功の可能性が高まるでしょう。

クラウドシステムに移行できる業務を移行させる

仕事の質を上げるために、クラウド型システムを導入する企業も増えてきました。システムの導入で、社内全体の業務進捗状況やプロセスが一度に把握でき、働き方のデータが可視化できるようになります。

さらに、コスト削減やセキュリティ面における安全性の確保、ヒューマンエラーを減らす効果、災害時の対応なども期待できます。

データの管理もクラウド上で行うことが増えており、これからの業務効率化には欠かせないツールとなっていくでしょう。

まとめ

生産性を可視化することは、業務の効率を高め、ひいては企業の発展につながります。まずは、企業における課題を洗い出し、改善策を見出すことから始めてみましょう。