フリーアドレス

2021.05.31

フリーアドレスとは?メリットとデメリットや向き不向きの業種も合わせて解説

フリーアドレスとは?メリットとデメリットや向き不向きの業種も合わせて解説

昨今、オフィスに「フリーアドレス」を取り入れる企業が増えつつあります。フリーアドレスとは、席を定めないオフィススタイルの1つです。メリットも多く、社員の生産性向上や業務の効率化を図るほか、社員間のコミュニケーション力アップにもつながるなど、実際に効果をあげている企業があります。

しかし、いざ自分のオフィスにフリーアドレスを導入しようと思っても、メリットやデメリットのほか、自分の企業がフリーアドレス導入に向いているかが分からない方も多いでしょう。

そこで今回は、フリーアドレスを導入するにあたって必要な情報を、導入成功事例と併せて紹介します。

多様なオフィスの形・フリーアドレス

フリーアドレスとは、オフィス内で席を固定せず、その日その時間に空いているデスクで仕事ができるワークスタイルのことです。働き方の多様性が重要視されている近年、オフィスの形の1つとして注目されています。

レイアウトはオフィスごとに異なり、長机を活用し複数人の座席を確保していたり、社内のいたるところに1人用の机があったりと、その企業や社員にとって対応しやすい形が多いです。

くつろげるような大きなソファが設置されており、まるでカフェのような雰囲気が特徴のフリーアドレスオフィスもあります。

レイアウトは各企業の個性が光る部分ではありますが、いずれも「働きやすさ」という面をベースとして、上手くアプローチしている例が多いです。

無線LAN環境の整備や、ノートパソコン・タブレットなどのモバイル端末を貸与するなど、どのエリアにいても仕事ができるように社内環境を整えることも、フリーアドレスオフィスのポイントです。

このようにフリーアドレスは、社員が働きやすいと思える環境づくりが可能なワークスタイルなのです。

フリーアドレスのメリットとデメリットを知ろう

フリーアドレスにもメリットとデメリットがあります。順番にみていきましょう。

メリット1:オフィスレイアウトの変更がスムーズ・自由度が高い

フリーアドレスでは、これまでのオフィスにあった「社員1人につき1台のデスク」という慣例がありません。それぞれの社員の荷物を少量にすることで、オフィスレイアウトを変更したいと思ったときもすぐに取りかかることができます。

デスクは大型のオフィス家具で、置くには場所を取ります。フリーアドレスではデスクが必要以上に設置されないため、物理的なスペースを節約することも可能です。

思い立ったときにオフィスイメージを容易にリフレッシュできるなど、自由度が高いという点もメリットです。

メリット2:賃料の削減が可能

フリーアドレスはオフィス面積の削減によって、賃料の削減にもつながります。

オフィスには仕事に必要なさまざまな備品がありますが、フリーアドレスの場合、文房具や書類といった小さな備品は共有のキャビネットに収納し全体で共有することが多いようです。そうすれば、社員個人ごとに備品を用意する必要がありません。

また、ノートパソコンやタブレット端末を社員に貸与することにより、これまで書類を紙で出力していた方法を廃止して、データでの閲覧や管理が可能となります。同時にペーパーレス化が促進されれば、複合機等の利用にかかるコストも削減できるでしょう。

レンタルオフィスの場合、毎月賃料を支払わなければなりません。フリーアドレス化に伴って必要のない備品を削減することで省スペースにつながりますし、オフィス面積が縮小できれば、賃料の削減も可能です。

メリット3:活発な社内コミュニケーションが可能

フリーアドレスなら、他部署の役職者やまったく違う部署の人たちとも交流する機会が増えます。

いわゆる従来のオフィスだと、部署ごとに仕事を行い、「部署対部署」といった形でコミュニケーションをとる場合も多かったのではないでしょうか。部署同士のコミュニケーションはあるものの、個人単位で部署や役職の垣根を越えてコミュニケーションする、というチャンスがなかなか無い…というケースもあるでしょう。

フリーアドレスを導入すれば社内での交流が盛んになり、社員同士で情報交換ができるだけでなく、まったく異なる部署からの意見をヒアリングすることも可能となります。自分の考えやプロジェクトにさまざまな角度の意見を取り込むことにもつながります。思いもよらぬ良いアイデアが浮かぶかもしれませんよ!

デメリット1:社員の居場所や仕事の進捗が把握・マネジメントがしづらい

次は、デメリットについても知っておきましょう。フリーアドレスには、社員の状況を管理者側が把握しづらいというデメリットがあります。

固定された席があれば社員の在席・不在が一目で分かり、仕事の進捗状況もその場で確認することが可能です。しかしフリーアドレスだと、まずは社員がどこにいるのかを確認する手間が発生します。特に緊急時などすぐにレスポンスがあれば良いのですが、そうでない場合もあるでしょう。

部署内やチーム内で居場所を共有する、ネットワーク上で在席確認が可能なサービスを利用するなど、不足しているところをカバーするのも良い方法です。

デメリット2:仕事に集中できない社員が増える可能性がある

フリーアドレスによって毎日環境が変わることが集中力の妨げになってしまうという社員も、中にはいるでしょう。集中できず仕事が思うように進まない…といった悩みを抱える社員が増えてしまう可能性もあるのです。

フリーアドレスを導入する際には、オープンな空間だけを用意するのではなく区画されたスペースも作るなど、社員が1人で集中できるようなスペースを確保すると良いでしょう。

デメリット3:初期導入コストがかかる

フリーアドレスのデメリットの1つは、導入に設備などの初期導入コストがかかる点です。

ノートパソコンやタブレットなどの端末や無線LAN環境などを整備するだけでなく勤怠管理の見直しやネットワークセキュリティの強化なども必要になります。これらには当然費用や労力といったコストがかかりますので、綿密な導入計画・準備のもとで実行するようにしましょう。

どうしてもメリットばかり見てしまうかもしれませんが、デメリットもあることを忘れないようにご注意ください。社員の立場と管理者の立場では、感じていることに差が出やすいので、社員の意思確認などを怠らないようにしましょう。

成功事例と失敗事例からみるフリーアドレスの特徴

ここでは、フリーアドレスを導入して成功した5つの事例と、3つの失敗事例を紹介します。

成功事例1:月の残業時間が5時間程度に抑えられた

航空会社のA社はフリーアドレスを導入して勤務時間に1日2時間の省時間効果が得られ、月の残業時間の短縮が可能となったそうです。

社内のコミュニケーションをより活性化するため、マネジメント方法を変更。個々の社員が抱える仕事を見える化し、部署や個人に与えた業務が適切か振り返ることで、以前より効率的な労務管理が行えるようになりました。1日2時間の省時間効果が、結果的に残業時間の削減につながったそうです。

成功事例2:勉強会が活発に開催され、社員の成長につながった

インターネット関連サービスを展開するB社では、2016年にフリーアドレス制を導入、社内勉強会や短めのカンファレンス(LT)が盛んになり、社員の成長につながりました。

座席の配置をあえて不規則に配置したり、壁面の一部に設置された全面ホワイトボードの前でプロジェクトメンバー同士がディスカッションしたりと、社員間のコミュニケーションも活発化したそうです。

成功事例3:コミュニケーション力がアップ。ペーパーレス化も推進

フリーアドレスを2009年より導入している食品メーカーのC社では、人間関係に良い変化があったそうです。

隣り合う人が毎日変わるため、必然的にコミュニケーション力が向上し、人間関係が広がった社員が多いといいます。内線電話も社員が所持するスマートフォンによって可能なため、コミュニケーションが不足することはないそう。

フリーアドレス導入時に個人ロッカーのサイズを縮小する、ミーティングの回数や紙の資料の枚数自体を減らすなどの施策を徹底・周知し、ペーパーレス化も同時に推進しています。

成功事例4:エンジニアが働きやすい環境を整備

クラウドサービスを展開するD社では、エンジニア同士が勉強会やミーティングをするためのスペースとしてオープンな空間を複数箇所に設置したことで、エンジニアの働きやすい環境へとシフトチェンジできたといいます。

社員がその日の気分や仕事内容に合わせて席を選べるよう、ソファやテーブルなど異なるタイプのオフィス家具を採用している点も大きなポイントでしょう。

成功事例5:部署間の連携が早くなり、スムーズに

フリーアドレスを工場の原料資材部門や生産管理部門にも導入しているE社は食品を取り扱うメーカー。フリーアドレスにより、部署間の連携がスムーズになったり、業務改善に向けたアイデア出しが活発になりました。システムツールによって、間接業務の簡略化や無駄な工程の見直しも行っています。

また、間接業務の担当部署が自発的に業務改善に取り組んでいる点も特徴です。

失敗事例1:コストがかかりすぎた

さてここからは、フリーアドレス導入に失敗してしまった事例の特徴を見ていきましょう。1つめは、導入の際にコストがかかりすぎて失敗した例です。

フリーアドレスを導入するには環境を整える必要があります。例えばオフィス全体で利用できる安定性のある無線LAN設備や、社員数分のモバイル端末などは用意しなければなりません。フリーアドレス化に向けてデスクやキャビネットを買い替えることになれば、その分コストがかかってきます。

計画の段階からコスト面を視野に入れて実行しましょう。

失敗事例2:メリットを活かしきれず、席が固定化

2つめは、フリーアドレスを導入したもののメリットを活かせず、座る席が固定化されたことが挙げられます。

この問題は、社員への働きかけが足りなかった点にあると思われます。フリーアドレスに意欲的なのは管理者側・役員だけで、実は社員にはフリーアドレスの概念や目的が浸透していなかったのかもしれません。結果、どのように動けば良いのか分からず、毎日同じ席に座って固定化し、以前と同じ状態に逆戻り…という事態に。

導入する際は、社員の意見や現在抱えている問題をよく把握すると同時に、社員への意識改革もしっかりと行うようにしてくださいね。

失敗事例3:書類整理ができず、ペーパーレス化が難しい

3つめは、フリーアドレス導入にあたって書類の整理や処分ができず、ペーパーレス化が進まないという状態です。

フリーアドレスは固定席がないため、ミーティングで配布された資料などを持ち歩き、荷物が増えてしまうことも…。

ただペーパーレスを推し進めるだけでなく、整理整頓を呼びかける、個人用ロッカーやキャビネットの使用方法について説明する機会を設けるなど、フォロー体制を強化していきましょう。

フリーアドレスを導入しやすい業種と不向きな業種とは

それでは、フリーアドレス導入に向いている業種を見ていきましょう。

  • ・IT系などデジタルデータを取り扱っている業種(通信業、情報サービス業など)
  • ・社内の在席率が低い業種(一般サービス業の営業など)

IT系以外にも、業務がデジタルに移行しても支障を来たすことがないものや外出が多い営業職などであれば、フリーアドレス制の導入はスムーズに進められるはずです。

反対にフリーアドレスが不向きなのは、少人数の部署や、経理・管理といった専門的かつ重要なデータを取り扱う仕事です。この場合は席を固定化しておいたほうが、業務を進めやすいでしょう。

フリーアドレスを導入するために必要なことは?

フリーアドレスを導入するにあたり、以下のようなことに注意しておく必要があります。

  • ・社員への働きかけ
  • ・社内でプロジェクトを立ち上げ、綿密な導入計画を立てる
  • ・部署によっては向き・不向きがあるため、判断は慎重に行う
  • ・レイアウト設計を工夫する
  • ・無線LANやモバイル端末等の環境を整備する
  • ・フリーアドレス化に伴う備品やグッズの搬出・搬入
  • ・紙ベースの書類をデジタルデータへ移行する方法の検討
  • ・運用ルールの取り決め
  • ・社内研修などのフォロー

これらをすべて行わなくてすむ場合もありますが、念には念を入れて準備に取りかかると良いですよ。

まとめ

自社の社員のコミュニケーション力を養う、生産性を上げるという理由から、フリーアドレスを導入する企業は多いようです。しかしフリーアドレスはその特性から、企業によって向き、不向きがあります。メリット、デメリットを考慮したうえで目的を明確にしてから、導入に向けて動くようにしましょう。